Dos- ը եւ Dont- ը տվյալների մուտքագրում Excel- ում

by Ted ֆրանսերեն

01-ը 08-ը

Excel Տվյալների մուտքագրման տեսություն

Տվյալների մուտքագրման 7-ը եւ Դոնսը: © Ted ֆրանսերեն

Այս ձեռնարկը ընդգրկում է որոշ հիմնական DOs եւ DON'Ts տվյալների մուտքագրման աղյուսակային ծրագրեր, ինչպիսիք են Excel, Google աղյուսակներ եւ Open Office Calc:

Տվյալների ճիշտ մուտքագրումը առաջին անգամ կարող է խոչընդոտել խնդիրները հետագայում եւ հեշտացնել Excel- ի մի շարք գործիքներ եւ առանձնահատկություններ, ինչպիսիք են բանաձեւերը եւ տրամագրերը:

The DOs եւ DON'Ts են:

Կառուցեք ձեր աղյուսակը
Թղթապանակներ կամ սյունակներ չեն թողնում, երբ մուտքագրվում են տվյալ տվյալները
Խնայեք հաճախ եւ պահեք երկու վայրերում
Մի օգտագործեք համարները, որպես սյունակ վերնագրեր եւ չեն ներառում տվյալների միավորները
Օգտագործեք բջջային հղումներ եւ ձեւանմուշների ձեւակերպում
Մի թողեք բանաձեւեր պարունակող բջիջները, բացված
Կատարեք ձեր տվյալները

Կառուցեք ձեր աղյուսակը

Երբ խոսքը վերաբերում է տվյալների մուտքագրմանը Excel- ում, լավ գաղափար է, նախքան պլանավորումը մի քիչ պլանավորել:

Իմանալով, թե ինչ է օգտագործվելու աշխատաթերթը, այն պարունակում է տվյալներ, եւ այն, ինչ կատարվելու է այդ տվյալների հետ, կարող է մեծապես ազդել աշխատանքային թերթի վերջնական դասավորության վրա:

Պլանավորելը, նախքան տպելը, կարող է խնայել ժամանակը, եթե աղյուսակը պետք է վերակազմակերպվի, որպեսզի այն ավելի արդյունավետ եւ ավելի հեշտ լինի աշխատել:

Ուշադրություն դարձնենք

Ինչ է աղյուսակի նպատակը:
Աղյուսակի ինչքան տվյալներ կպահանջվի:
Անհրաժեշտ է գծապատկերներ:
Աղյուսակը տպագրվելու է:

Ինչ է նշանակում աղյուսակի նպատակը:

Աղյուսակի նպատակը կօգնի որոշել տվյալների տեղադրումը, քանի որ ամենակարեւոր տեղեկատվությունը պետք է լինի տեսանելի եւ հեշտությամբ մատչելի:
Ինչ հաշվարկներ են պահանջվում: Հաշվարկները ազդում են, թե ինչ բանաձեւեր եւ գործառույթներ են անհրաժեշտ, եւ որտեղ են գտնվում:

Աղյուսակն ինչքան շատ տվյալներ կպահի

Աղյուսակաթերթի տվյալները նախապես կպահպանվեն եւ որքանով կավելացվեն, հետագայում կանդրադառնա օգտագործված գործածվող էջերի քանակին:

Մի անհանգստացեք, դուք կարող եք առատ զգում dissapointed մասին ձեր կորցրած ժամանակ ... Սահմանափակել procrastinating Ձեր բախվում է մի վիճակի աթոռներ barbers ի Essen եւ անել այն, ինչ անհրաժեշտ է ոչ բոլորն կանի ձեր տեղը.
Խոշոր գործադիրների համար երբեմն օգտակար է ցուցադրել կարեւոր սյունակները, սյունակի վերնագրերից վերեւում, այլ ոչ թե ստիպել օգտվողներին վերածել աշխատաթերթի ստորին, որպեսզի տեսնեն տեղեկությունները:

Դիագրամ են անհրաժեշտ

Եթե տվյալները կամ դրանց մի մասը ցուցադրվում է աղյուսակում կամ տրամագրերում, դա կարող է ազդել տեղեկատվության դասավորության վրա,

Կախված աղյուսակի տեսակից, տվյալները կարող են տարբեր կերպ խմբավորվել, օրինակ, կարկանդակ գծապատկերների համար ամփոփման տարածք օգտագործելը:
Խոշոր աղյուսակների համար գծապատկերները կարող են տեղափոխվել առանձին էջեր `հեշտացնելու համար

Աղյուսակը տպագրվելու է արդյոք

Ինչպես է կազմակերպվում տվյալները, կարող են ազդել, եթե բոլոր կամ որոշ տվյալները տպագրվեն, կախված նրանից, թե արդյոք ընտրվում է դիմանկարը կամ լանդշաֆտային դասավորությունը եւ անհրաժեշտ թերթերի թիվը:

Եթե պետք է օգտագործվի պարբերական նամակագրական թղթի վրա (8 1/2 X 11) դիմանկար դիտում, դիտեք մի քանի սյունակներում տողերի մեծ մասը տեղադրելու տվյալները, որպեսզի բոլոր վերնագրերը տեսանելի լինեն մեկ թերթիկի վրա:
Եթե անհրաժեշտ է բազմաթիվ թերթեր, ապա յուրաքանչյուր էջի վերեւում դիտեք տպագրության սյունակի վերնագրերը , որպեսզի տվյալների ընթերցումը հեշտ լինի:
Եթե տվյալների բազայի բազան պետք է տպագրվի, լանդշաֆտային դասավորությունը կարող է պահել բոլոր էջերը մեկ էջում: Կրկին, եթե անհրաժեշտ է բազմաթիվ թերթեր, տպեք սյունակի վերնագրերը յուրաքանչյուր էջի վերեւում:
Եթե տրամագրերը պետք է տպագրվեն, նրանց տեղափոխել առանձին թերթ, կարող է հեշտացնել խնդիրը:

02-ից 08-ը

Մի թողեք պատահական շարքեր կամ սյունակները կապված տվյալներում

Մի թողեք պատուհաններ կամ սյունակներ: © Ted ֆրանսերեն

Տվյալների աղյուսակներում կամ տվյալների հարակից տողերում դատարկ տողեր կամ սյունակներ թողնելը կարող է շատ դժվարությամբ օգտագործել Excel- ի մի շարք առանձնահատկություններ, ինչպիսիք են տրամագրերը, առանցքային աղյուսակները եւ որոշ գործառույթներ:

Նույնիսկ դատարկ բջիջները, որոնք պարունակում են տվյալների շարքում կամ սյունակում, կարող են խնդիրներ առաջացնել, ինչպես ցույց է տրված վերեւում գտնվող պատկերում:

Բաց տարածքների բացակայությունը նաեւ հեշտ է դարձնում Excel- ում հայտնաբերելու եւ ընտրելու բոլոր համապատասխան տվյալները մի շարք տիրույթում, ինչպիսիք են, օրինակ, տեսակավորումը , զտիչելը կամ AutoSum- ը:

Փոխարենը դատարկ տողեր կամ սյունակներ թողեք, օգտագործեք սահմանները կամ ֆորմատի վերնագրեր եւ պիտակներ `օգտագործելով համարձակ կամ ընդգծված տվյալներ` կոտրելու համար տվյալները եւ ավելի հեշտ կարդացեք:

Մուտքագրեք ձեր տվյալների սյունակին իմաստուն, հնարավորության դեպքում:

Ձեր աղյուսակի տեղադրման ժամանակ սեղանի առաջին սյունակի վերեւում նկարագրված նկարը տեղադրեք ստորեւ բերված տվյալները:
Եթե առկա է մեկից ավելի տվյալների շարքը, դրանցից մեկը մյուսի հետեւից սյունակներում (ձախից աջ) նշեք վերեւում գտնվող յուրաքանչյուր տվյալների շարքի վերնագրի հետ:

Պահպանեք անորոշ տվյալները առանձին

Համապատասխան տվյալների հետ միասին պահելը կարեւոր է, միաժամանակ կարող է օգտակար լինել տվյալների անհամապատասխան տատաներն առանձին պահել:

Թղթախաղի սյունակները կամ տողերը թողնելով տարբեր տվյալների միջակայքերում կամ աշխատաթերթի այլ տվյալների միջեւ, կրկին դարձնում է ավելի հեշտ դարձնել Excel- ի ճիշտ հայտնաբերումը եւ ընտրել համապատասխան տողերը կամ տվյալների աղյուսակները:

03-ից 08-ը

Խնայեք հաճախ

Պահել ձեր տվյալները հաճախ: © Ted ֆրանսերեն

Ձեր աշխատանքը հաճախ փրկելու կարեւորությունը չի կարող չափազանցված լինել կամ արտահայտվել շատ հաճախ:

Իհարկե, եթե դուք օգտագործում եք վեբ-ի վրա հիմնված աղյուսակ, օրինակ Google Spreadsheets կամ Excel Online- ը, ապա խնայողությունը խնդիր չէ, քանի որ ոչ մի ծրագիր չունի պահպանման տարբերակ, այլ փոխարենը աշխատեք ավտոմատ պահպանման գործառույթով:

Համակարգչային ծրագրերի համար, այնուամենայնիվ, երկու կամ երեք փոփոխություններից հետո `արդյոք ավելացնում է տվյալները, ձեւափոխման փոփոխություն կատարելու կամ գործառույթ մուտք գործելը` պահպանել աշխատաթերթը:

Եթե դա չափազանց շատ է թվում, առնվազն երկու կամ երեք րոպե:

Չնայած վերջին տարիներին համակարգիչների եւ համակարգչային ծրագրերի կայունությունը զգալիորեն բարելավվել է, ծրագրակազմը դեռեւս վթարի է ենթարկվում, էլեկտրաէներգիայի ձախողումները դեռ տեղի են ունենում, եւ երբեմն էլ ուրիշ մարդիկ հաճախում են ձեր էլեկտրական լարը եւ քաշեք այն պատի վարդակից:

Եվ երբ տեղի է ունենում, մեծ քանակությամբ կամ փոքր տվյալների կորուստը միայն ավելացնում է ձեր աշխատանքային ծանրաբեռնվածությունը, երբ փորձում եք վերականգնել այն, ինչ արել եք:

Excel- ն ունի auto save առանձնահատկություն, որը սովորաբար աշխատում է շատ լավ, բայց այն չպետք է ապավինել: Ձեռք բերեք ձեր սեփական տվյալների ապահովման սովորույթը հաճախակի փրկարարների միջոցով:

Խնայելու կարճուղի

Խնայողությունը պարտադիր չէ, որ մկնիկը ժապավենը տեղափոխելու եւ սենսորների վրա սեղմելու աննշան խնդիր է, ստացեք սովորելու փորձնական ստեղնաշարի համադրություն:

Ctrl + S

Պահպանեք երկու վայրերում

Փրկելու մեկ այլ առարկա, որը չի կարող չափազանցված լինել, ձեր տվյալները երկու տարբեր վայրերում փրկելու կարեւորությունն է:

Երկրորդ տեղը, իհարկե, կրկնօրինակում է, եւ այն բազմիցս ասել է. «Կրկնօրինակները նման են ապահովագրությանը. Մեկը ունենալու համար, եւ, հավանաբար, դրա կարիքը չունեք, չունեք մեկը, եւ հավանաբար կստանաք»:

Լավագույն կրկնօրինակը մեկն է, որը տարբեր ֆիզիկական վայրում է բնօրինակից: Ի վերջո, ինչն է պատճառը, որ երկու օրինակ կա, եթե դրանք լինեն

նույն կոշտ սկավառակի վրա են, որ ձախողվում են:
նույն համակարգչի վրա, որը գողացել է:
նույն շենքում, որը այրում է գետնին:

Վեբ վրա հիմնված պահուստավորում

Կրկին կրկնօրինակը դարձնելու համար անհրաժեշտ է ոչ թե ծանր կամ ժամանակատար աշխատանք:

Եթե անվտանգությունը խնդիր չէ, աշխատաթերթը ձեր DVD- ի ցանկն է `ինքներդ էլփոստով էլփոստով էլփոստի միջոցով, որպեսզի պատճենը սերվերում մնա, հավանաբար բավարար է:

Եթե անվտանգության խնդիր է, ապա վեբ-պահեստը դեռեւս տարբերակ է, այնուամենայնիվ այնպիսի ընկերության հետ, որը մասնագիտանում է այդպիսի բանով եւ վճարում է դրա համար:

Առցանց աղյուսակների դեպքում, ենթադրաբար, ծրագրի սեփականատերերը կրկնօրինակում են իրենց սերվերները, եւ դա ներառում է բոլոր օգտվողի տվյալները: Բայց ապահով լինելու համար ներբեռնեք ֆայլի պատճենը ձեր սեփական համակարգչում:

04-ը 08-ից

Մի օգտագործեք համարները, որպես սյունակ վերնագրեր եւ չեն ներառում տվյալների միավորները

Չօգտագործել սյունակների կամ տողի վերնագրերի համարները: © Ted ֆրանսերեն

Օգտագործեք վերնագրերը սյուների վերեւում եւ տողերի սկզբում ձեր տվյալները հայտնաբերելու համար, քանի որ դրանք կատարում են այնպիսի գործողություններ, ինչպիսիք են ավելի հեշտ դասավորելը, բայց չօգտագործեք այնպիսի թվեր, ինչպիսիք են 2012, 2013 եւ այլն `դա անելու համար:

Ինչպես վերեւում պատկերված է, սյունակն ու տող վերնագրերը, որոնք պարզապես թվեր են, կարող են աննկատելիորեն հաշվել հաշվարկներում: Եթե ձեր բանաձեւերը պարունակում են հետեւյալ գործառույթները, ինչպիսիք են `

որը ավտոմատ կերպով ընտրում է գործառույթի փաստարկի համար տվյալների ընդգրկույթը:

Սովորաբար նման գործառույթները նախեւառաջ նայում են վերեւում գտնվող թվերի սյունակներում, որտեղ նրանք գտնվում են, իսկ հետո ձախից մի շարք թվեր, եւ ընտրված տիրույթում ներառվելու են միայն թվեր ունեցող ցանկացած վերնագիր:

Թվային տողերի օգտագործված համարները կարող են նաեւ սխալվել որպես այլ տվյալների շարքի, եթե ընտրված է որպես աղյուսակի ընդգրկույթի մաս, այլ ոչ թե որպես առանցքների պիտակներ:

Ֆորմատը համարները բջիջներում որպես տեքստային կամ տեքստային պիտակներ ստեղծում, նախորդում յուրաքանչյուր տողի նշանով ('), ինչպես օրինակ' 2012 եւ 2013 թթ. Առաքատությունը խցում չի ցուցադրվում, սակայն այն փոխում է տեքստային տվյալները:

Պահել միավորները վերնագրերում

Մի արեք, մուտքագրեք արժույթը, ջերմաստիճանը, հեռավորությունը կամ այլ միավորներ յուրաքանչյուր բջիջում, թվային տվյալներով:

Եթե անեք, լավ հնարավորություն կա, որ Excel կամ Google Spreadsheets- ը կտեսնի ձեր բոլոր տվյալները որպես տեքստ:

Փոխարենը տեղադրեք միավորները սյունակի վերեւում գտնվող վերնագրերում, որոնք, ինչպես դա տեղի է ունենում, կապահովի, որ այդ վերնագրերը առնվազն տեքստային են եւ չեն ստեղծի վերը նշված խնդիրը:

Ձախից դեպի տեքստ, թվերը աջ

Արագ ձեւով ասեք, թե արդյոք ունեք տեքստային կամ թվային տվյալներ, ստուգեք տվյալների նիշքը խցում: Լռելյայնորեն, տեքստային տվյալները Excel- ում եւ Google- ի աղյուսակներում ձախ կողմում են, իսկ թվային տվյալները խցում են աջին:

Չնայած այս լռելյայն հավասարումը հեշտությամբ կարելի է փոխել, ձեւաչափումը սովորաբար չի կիրառվում, մինչեւ բոլոր տվյալները եւ բանաձեւերը մուտքագրվեն, ուստի լռելյայն հավասարակշռությունը կարող է ձեզ վաղ առիթ հանդիսանալ, որ ինչ-որ բան զուրկ է աշխատաթերթում:

Տոկոս եւ արժույթի նշաններ

Աշխատանքի էջում բոլոր տվյալները մուտքագրելու լավագույն պրակտիկան միայն պատահական համարն է մտնում, այնուհետեւ ձեւափոխել բջջայինը `ճիշտ համարը ցույց տալու համար, եւ դա ներառում է տոկոսներ եւ դրամական գումարներ:

Excel- ն եւ Google- ի աղյուսակները, սակայն, ընդունում են տոկոսային նշաններ, որոնք մուտքագրվում են բջիջի մեջ թվով հետ միասին եւ երկուսն էլ ճանաչում են ընդհանուր արժույթի խորհրդանիշները, ինչպիսիք են դոլարի նշանը ($) կամ բրիտանական ֆունտ սիմվոլը (£), եթե դրանք մուտքագրվում են բջիջը թվային տվյալների հետ միասին, այլ այլ արժութային նշաններ, ինչպիսիք են Հարավային Աֆրիկյան Rand (R), ամենայն հավանականությամբ պետք է թարգմանվեն որպես տեքստ:

Պոտենցիալ խնդիրներից խուսափելու համար հետեւեք վերոնշյալ լավագույն պրակտիկան եւ մուտքագրեք գումարը եւ այնուհետեւ ձեւափոխեք բջջայինը արժույթի փոխարեն, այլ ոչ թե մուտքագրելով արժութային խորհրդանիշ:

05-ը 08-ը

Օգտագործեք բջջային հղումներ եւ ձեւանմուշների ձեւակերպում

Օգտագործելով անվանված միջակայքերը եւ բջջային հղումները բանաձեւերում: © Ted ֆրանսերեն

Երկու բջիջների հղումները եւ անվանական տողերը կարող են եւ պետք է օգտագործվեն բանաձեւերում, այն դարձնել արագ եւ հեշտ դարձնելու բանաձեւերը եւ ընդլայնումը, ամբողջ աշխատաթերթը, սխալներից եւ մինչեւ օրս:

Բջջային տեղեկանքները բջիջի սյունակի եւ տողերի քանակի համադրություն են, ինչպիսիք են A1, B23, եւ W987- ը եւ օգտագործվում են աշխատատեղի տվյալների տեղադրությունը հայտնաբերելու համար:
Նշված տիրույթը կամ որոշված անունը նման է բջջային տեղեկանքին, որում օգտագործվում է աշխատանքային գլխի բջիջը կամ բջիջների տիրույթը հայտնաբերելու համար:

Աղբյուրների մեջ տվյալների հղում

Բանաձեւերը Excel- ում օգտագործվում են հաշվարկներ կատարելու համար, ինչպիսիք են ավելացումը կամ վերացումը:

Եթե փաստացի համարները ներառված են բանաձեւերում, օրինակ `

= 5 + 3

Ամեն անգամ, երբ տվյալները փոխվում են `ասենք 7-ին եւ 6-ին, բանաձեւը պետք է խմբագրվի եւ թվերը փոխվեն, այնպես որ բանաձեւը դառնում է.

= 7 + 6

Եթե փոխարենը տվյալները գործադրվում են բջիջներում, ապա բջջային հղումները կամ տիրույթների անունները կարող են օգտագործվել ոչ թե թվերի, այլ բանաձեւի մեջ:

Եթե թիվ 5-ը մուտքագրվում է A 1 եւ 3 բջջային A2 բջջի մեջ, ապա բանաձեւը դառնում է.

= A1 + A2

Տվյալները թարմացնելու համար փոխեք բջիջների A1 եւ A2 բովանդակությունը, սակայն բանաձեւը մնում է նույնը, Excel- ը ինքնաբերաբար թարմացնում է բանաձեւի արդյունքները:

Ժամանակի եւ ջանքերի խնայողությունները մեծացնում են, եթե աշխատաթերթը պարունակում է ավելի բարդ բանաձեւեր եւ եթե բազմաթիվ բանաձեւերը հղում են նույն տվյալները, քանի որ տվյալները պետք է փոխվեն միայն մեկ վայրում, եւ այն բոլոր բանաձեւերը, որոնք հղում են կատարելու, կթարմացվեն:

Բջջային տեղեկությունների օգտագործումը կամ անվանափոխված տողերը նաեւ ձեր աշխատանքային թերթիկն ավելի անվտանգ են դարձնում, քանի որ այն թույլ է տալիս պաշտպանել բանաձեւերը պատահական փոփոխություններից, երբ մուտք գործելով փոխելու տվյալների բջիջները:

Նշելով տվյալների վրա

Excel- ի եւ Google Spreadsheets- ի մեկ այլ առանձնահատկությունն այն է, որ նրանք թույլ են տալիս մուտքագրել բջջային հղումներ կամ ընդգրկույթների անուններ բանաձեւերով, որոնք օգտագործվում են բջիջի վրա, սեղմելով բանաձեւի մեջ հղումը:

Ցանկը նվազեցնում է սխալ բջջային տեղեկանք մուտքագրելու կամ սխալ անուններ գրելու հետեւանքով առաջացած սխալների հնարավորությունը:

Օգտագործեք Նշված շրջաններ, ընտրեք Տվյալների համար

Առնչվող տվյալների տարածք տրամադրելով, անունը կարող է ավելի հեշտ դարձնել տվյալներ սորտերի կամ ֆիլտրացման գործողությունների ժամանակ:

Եթե տվյալների դաշտի չափը փոխվում է, անունը կարող է հեշտությամբ խմբագրվել, օգտագործելով անունը կառավարիչը :

06-ից 08-ը

Չեն թողնում բջիջները, որոնք պարունակում են բանաձեւեր անպաշտպան

Այդքան ժամանակ ծախսելուց հետո իրենց բանաձեւերը ճիշտ ձեւակերպելով եւ ճիշտ բջջային տեղեկանքների օգտագործմամբ, շատերը սխալվում են, որ այդ բանաձեւերը խոցելի են պատահական կամ դիտավորյալ փոփոխությունների համար:

Օգտագործելով տվյալների աշխատանքային թերթիկում բջիջներում տեղադրելով եւ այնուհետեւ այդ տեղեկությունները բանաձեւերում հիշատակելով, թույլ է տալիս բանաձեւեր պարունակող բջիջները փակել եւ, անհրաժեշտության դեպքում, գաղտնաբառով պաշտպանված լինել, դրանք ապահով պահելու համար:

Միեւնույն ժամանակ, տվյալների պարունակող բջիջները կարող են վերաբացված մնալ, որպեսզի փոփոխությունները հեշտությամբ մուտքագրվեն, որպեսզի աղյուսակը պահպանվի մինչեւ օրս:

Աշխատանքային թերթի կամ աշխատանքային գրքույկի պահպանումը երկաստիճան գործընթաց է.

Համոզվեք, որ ճիշտ բջիջները փակ են
Կիրառեք պաշտպանիչ թերթիկի տարբերակը, եւ ցանկության դեպքում ավելացնել գաղտնաբառը

07-ը 08-ը

Կատարեք ձեր տվյալները

Կատարեք ձեր տվյալները, երբ դուք ավարտել եք այն:

Excel- ում կամ Google Spreadsheets- ում փոքր քանակությամբ անհամապատասխան տվյալների հետ աշխատելը սովորաբար խնդիր չէ, բայց քանի որ տվյալների մեծացումը մեծացնում է դրա հետ աշխատելու դժվարությունը:

Տեսակավորված տվյալները հեշտ է հասկանալ եւ վերլուծել, եւ որոշ գործառույթներ եւ գործիքներ, ինչպիսիք են VLOOKUP եւ SUBTOTAL- ը, պահանջում են դասավորված տվյալներ `ճիշտ արդյունքները վերադարձնելու համար:

Բացի այդ, ձեր տվյալները տարբեր ձեւերով դասավորելը կարող է ավելի հեշտ դարձնել միտումները, որոնք առաջին հերթին չեն երեւում:

Ընտրելով Տվյալների ընտրությունը

Նախքան տվյալները կարող են դասավորված լինել, Excel- ը պետք է իմանա ճշգրիտ միջակայքը, որը պետք է դասավորված լինի, եւ սովորաբար Excel- ը բավականին լավ է ընտրված ոլորտների ընտրության ժամանակ `այնքան ժամանակ,

կապված տվյալների տարածքում մնացորդներ կամ սյունակներ չկան.
եւ դատարկ տողերը եւ սյուները մնացին կապված տվյալների տարածքների միջեւ :

Excel- ը նույնիսկ ճիշտ որոշում է կայացնում, եթե տվյալների դաշտը ունի դաշտի անուններ եւ բացառի այս տողը, որը պետք է դասավորված լինի գրառումներից:

Այնուամենայնիվ, Excel- ին թույլատրելով ընտրելու համար ընտրված շրջանակը կարող է ռիսկային լինել, հատկապես մեծ քանակությամբ տվյալների, որոնք դժվար է ստուգել:

Օգտագործելով անուններ, ընտրեք տվյալներ

Համոզվելու համար, որ ճիշտ ընտրված տվյալները ընտրեք նախքան ընտրությունը սկսեք ընդգրկել:

Եթե միեւնույն միջակայքը բազմիցս դասավորվի, լավագույն մոտեցումն այն է, տալ այն:

Եթե դասավորվածության համար սահմանվում է անուն, նշեք անունը Անունների տուփում կամ ընտրեք այն հետկանչի ներքեւում, եւ Excel- ը ավտոմատ կերպով լուսաբանում է աշխատանքների աղյուսակի տվյալների ճիշտ տիրույթը:

Թաքնված տողերը եւ սյունակները եւ տեսակավորումը

Թաքնված տողերը եւ տվյալների սյունները չեն դասավորվելիս, այնպես որ դրանք պետք է անպատվաբեր լինեն առաջ տեսակի տեղի ունենա:

Օրինակ, եթե 7-րդ տողը թաքնված է, եւ այն տվյալների շարք է, որը դասավորված է, այն շարունակում է մնալ որպես տող 7, այլ ոչ թե տեղափոխվի իր տեսակի ճիշտ վայրը, ինչի արդյունքում:

Նույնը վերաբերում է տվյալների սյունակներին: Առարկաների դասավորությունը ներառում է տվյալների վերակազմակերպման սյունակներ, սակայն եթե B սյունակը դասավորված է մինչեւ տեսակավորումը, այն կպահվի որպես «Բ» սյուն եւ վերադասավորվում է հերթական սանդղակի մյուս սյունակներում:

08-ը 08-ը

Բոլոր թվերը պետք է լինեն խանութներ որպես թվեր

Issue: Ստուգեք, որ բոլոր համարները պահվում են որպես համարներ: Եթե արդյունքներն այն չէ, թե ինչ եք ակնկալում, սյունակը կարող է պարունակել թվեր, որոնք պահվում են տեքստ եւ ոչ թե թվեր: Օրինակ, որոշ հաշվապահական համակարգերից ներկրվող բացասական թվեր կամ առաջատար («տարանջատված») հետ մուտքագրված թվեր պահվում են որպես տեքստ:

Երբ դուք արագ ձեւավորում եք տվյալների հետ AZ կամ ZA կոճակը, ամեն ինչ կարող է սարսափելի սխալ լինել: Եթե կա տվյալների մեջ դատարկ տող կամ դատարկ սյունակներ, ապա տվյալների մի մասը կարող է դասավորված լինել, իսկ մյուս տվյալները անտեսվել են: Պատկերացրեք, որ խառնաշփոթ եք ունենալու, եթե անունները եւ հեռախոսահամարը այլեւս չեն համապատասխանում, կամ եթե պատվերները գնում են սխալ հաճախորդներին:

Նախքան դասավորվածությունը ընտրելու համար ընտրված տվյալների ճիշտ տիրույթն ապահովելու ամենահեշտ ձեւն այն է, որ այն տալիս է Անուն:

Երկրորդ ենթադրությունը ազդում է այն, ինչ Excel- ն է: Ընտրված մեկ բջիջ ունենալու դեպքում Excel- ը ընդլայնում է ընտրությունը `ընտրելու մի շարք (ավելի շատ Ctrl + Shift + 8 սեղմելու համար), որը սահմանափակվում է մեկ կամ ավելի բաց սյունակներով եւ տողերով: Այնուհետեւ ուսումնասիրում է ընտրված միջակայքում առաջին շարքը, որոշելու, թե արդյոք այն պարունակում է վերնագիր տեղեկատվություն, թե ոչ:

Սա այն դեպքն է, երբ գործիքագոտի գործիքների դասավորումը կարող է դառնալ խաբուսիկ. Ձեր վերնագիրն (ենթադրելով, որ ունեք) պետք է բավարար չափով հստակ ցուցումներ տա, որպեսզի Excel- ը ճանաչի այն որպես վերնագիր: Օրինակ, եթե վերնագրի տողում կա դատարկ բջիջներ, Excel- ը կարող է մտածել, որ դա վերնագիր չէ: Նմանապես, եթե վերնագրի տողը ձեւափոխվի, նույնը, ինչպես տվյալների շարքի մյուս տողերը, ապա դա չի կարող ճանաչել այն: Ինչպես նաեւ, եթե ձեր տվյալների աղյուսակը բաղկացած է ամբողջովին տեքստից, եւ ձեր վերնագիր տողում ոչինչ չի պարունակում տեքստ, Excel- ը, գրեթե ամբողջ ժամանակ, չի ճանաչի վերնագրի տողը: (Տողը կարծես մեկ այլ տվյալների տող է Excel- ում:)

Ընտրելուց հետո միայն տիրույթը եւ որոշելու, թե արդյոք գոյություն ունի վերնագիր տող Excel- ը իրականացնում է դասավորում: Որքա՜ն գոհ եք արդյունքներից, կախված է թե Excel- ն ստացել է թե շարք ընտրության եւ թե վերնագրի տողերի որոշման իրավունքը: Օրինակ, եթե Excel- ը չի կարծում, որ դուք ունեք վերնագիր տող, եւ դուք անում եք, ապա ձեր վերնագիրը դասավորված է տվյալ տվյալների մարմնում, սա, ընդհանուր առմամբ, վատ բան է:

Համոզվեք, որ ձեր տվյալների տիրույթը ճիշտ է ճանաչված, օգտագործեք Ctrl + Shift + 8 դյուրանցումները, որպեսզի տեսնեք, թե ինչ է ընտրում Excel- ը: Սա այն է, ինչ պետք է ձեւավորվի: Եթե դա չի համապատասխանում ձեր ակնկալիքներին, ապա դուք պետք է կամ փոփոխեք ձեր սեղանին գտնվող տվյալների բնույթը կամ պետք է ընտրեք տվյալների տիրույթը, նախքան օգտագործելով տեսակավորման աղյուսակը:

Համոզվեք, որ ձեր վերնագիրն ճիշտ է ճանաչվել, օգտագործեք Ctrl + Shift + 8 ստեղնաշարը տվյալների տիրույթը ընտրելու համար, ապա նայեք առաջին շարքին: Եթե ձեր վերնագիրն ունի դատարկ բջիջներ առաջին շարքում ընտրվածների շրջանում կամ առաջին շարքում ձեւաչափված է ինչպես երկրորդ տողում, կամ ընտրված մեկից ավելի վերնաթղթեր ունեք, ապա Excel- ը ենթադրում է, որ դուք չունեք վերնագիր տող ընդհանրապես: Դա ուղղելու համար փոփոխեք ձեր վերնագիր տողում, համոզվելու համար, որ դա Excel- ում ճիշտ է ճանաչվել:

Վերջապես, բոլոր խաղադրույքները կարող են փակվել, եթե ձեր տվյալների աղյուսակը օգտագործում է բազմաշերտ տողեր: Excel- ը դժվար ժամանակ է ճանաչում դրանք: Դուք բարդացնում եք այն խնդիրը, երբ ակնկալում եք, որ այդ վերնագրում պարունակում է դատարկ տողեր: դա պարզապես ինքնաբերաբար չի կարող դա անել: Կարող եք, սակայն, պարզապես ընտրեք այն բոլոր տողերը, որոնք ցանկանում եք տեսակավորել նախքան կարգը: Այլ կերպ ասած, պետք է կոնկրետ լինի, թե ինչ եք ուզում Excel- ը դասավորել; թույլ մի տվեք, Excel- ը ենթադրություններ անել ձեզ համար:
Ամսաթվերը եւ ժամանակները պահվում են որպես տեքստ

Եթե ըստ ամսաթվի դասավորվածության արդյունքներն ակնկալվում են, ակնկալվում է, որ տեսակային բանալին պարունակող տվյալները կարող են պարունակել տեքստային տվյալներ, այլ ոչ թե թվեր (ամսաթվերը եւ ժամանակը ձեւաչափված թվային տվյալները են):

Վերոնշյալ պատկերում Ա.Պետրերսոնի համար գրառումը ավարտվեց մինչեւ ցուցակների ներքեւի մասում, երբ, 2014 թվականի նոյեմբերի 5-ին, վարկի ժամկետի հիման վրա, ռեկորդը պետք է տեղադրվեր Ա. Վիլսոնի համար, ունի նոյեմբերի 5-ը:

Անսպասելի արդյունքների պատճառն այն է, որ Ա. Պետերսոնի փոխառության ժամկետը պահվել է որպես տեքստ, այլ ոչ թե թվ
Խառը տվյալներ եւ արագ սորտեր:

Տեքստի եւ թվերի պարունակությամբ գրառումների արագ տեսակավորման եղանակը օգտագործվում է միասին, Excel- ն իր հերթին համարում է թվային եւ տեքստային տվյալների առանձին - տեղադրելով գրառումները տեքստային տվյալների `դասավորված ցուցակի ներքեւում:

Excel- ն կարող է ներառել նաեւ սյունակի վերնագրերը տեսակավորման արդյունքների մեջ `դրանք թարգմանելով որպես տեքստային տվյալների մեկ այլ տող, այլ ոչ թե որպես տվյալների աղյուսակի դաշտի անուններ:
Տեսակավոր նախազգուշացումները - տեսակավորել երկխոսության տուփը

Ինչպես ցույց է տրված վերեւում գտնվող պատկերում, եթե սեռի երկխոսության տուփը օգտագործվում է, նույնիսկ մեկ սյունակում սորտերի համար, Excel- ը ցուցադրում է հաղորդագրություն նախազգուշացում, որ այն հանդիպել է որպես տեքստ, որը պահպանվում է եւ Ձեզ հնարավորություն է տալիս ընտրել հետեւյալը.

Տեսակավորել այնպիսի բան, որը թվին թվայն է համարում
Թվարկված թվերը եւ համարները, որոնք պահվում են տեքստը առանձին

Եթե դուք ընտրում եք առաջին տարբերակը, Excel- ը կփորձի տեքստի տվյալները տեղավորել տեսակի արդյունքների ճիշտ վայրում:

Ընտրեք երկրորդ տարբերակը եւ Excel- ը տեղադրեք տեքստային տվյալները պարունակող գրառումները, ըստ տեսակի արդյունքների ներքեւում, ճիշտ այնպես, ինչպես արագ սորտերով: