Excel- ն չունի տվյալների շտեմարանի կառավարման հնարավորություններ, ինչպիսիք են SQL Server- ը եւ Microsoft Access- ը: Այն, ինչ կարող է անել, այնուամենայնիվ, ծառայում է որպես պարզ կամ հարթ ֆայլային տվյալների բազա, որը բազմաթիվ դեպքերում լրացնում է տվյալների կառավարման պահանջները:
Excel- ում տվյալները կազմակերպվում են աղյուսակներում, օգտագործելով աշխատաթերթի տողերը եւ սյունակները : Ծրագրի վերջին տարբերակներն ունեն սեղանի առանձնահատկություն , ինչը հեշտացնում է տվյալների մուտքագրումը, խմբագրումը եւ մանիպուլյացիան:
Յուրաքանչյուր առանձին կտոր կամ առարկայի մասին տեղեկատվությունը, օրինակ `մասի համարը կամ անձի հասցեն, պահվում է առանձին աշխատանքային թերթիկում եւ կոչվում է դաշտ:
Տվյալների բազայի պայմանները. Աղյուսակ, գրառումներ եւ դաշտեր Excel- ում
Տվյալների բազան կազմակերպված ձեւով մեկ կամ ավելի համակարգչային ֆայլերում պահվող համապատասխան տեղեկությունների հավաքածու է:
Սովորաբար տեղեկատվությունը կամ տվյալները կազմակերպվում են աղյուսակներում: Պարզ կամ հարթ ֆայլերի տվյալների բազա, օրինակ, Excel- ը, մեկ սեղանի շուրջ պահում է մեկ առարկայի մասին բոլոր տեղեկությունները:
Հարաբերական տվյալների բազան, մյուս կողմից, բաղկացած է մի շարք աղյուսակներից, որոնք պարունակում են տարբեր, բայց հարակից թեմաներ պարունակող տեղեկություններ:
Աղյուսակի տեղեկատվությունը կազմակերպվում է այնպես, որ այն հեշտությամբ կարողանա լինել.
- Թարմացվել է
- Տեսակավորել
- Ուղղված է
- Զտված է կամ փնտրում է հատուկ տեղեկատվություն
Ձայնագրություններ
Տվյալների բազայի տերմինաբանության մեջ ռեկորդը պահպանում է բոլոր տեղեկությունները կամ տվյալներն տվյալների բազա մուտքագրված մեկ կոնկրետ օբյեկտի մասին:
Excel- ում գրառումները սովորաբար կազմվում են աշխատաթերթերի շարքերում, յուրաքանչյուր բջիջ ունեցող տողում, որը պարունակում է տեղեկատվության կամ արժեքի մեկ կետ:
Դաշտերը
Տվյալների բազայի գրառման յուրաքանչյուր անհատական տեղեկություն, օրինակ `հեռախոսահամարը կամ փողոցային համարը, կոչվում է դաշտ :
Excel- ում աշխատանքային թերթիկի անհատական բջիջները ծառայում են որպես դաշտեր, քանի որ յուրաքանչյուր բջիջ կարող է պարունակել մեկ օբյեկտի մասին տեղեկատվություն:
Դաշտի անունները
Հատկանշական է, որ տվյալները կազմակերպված ձեւով մուտքագրվեն տվյալների շտեմարան, որպեսզի այն կարողանա տեսակավորված կամ զտված լինի կոնկրետ տեղեկությունների համար:
Յուրաքանչյուր գրառման համար տվյալները նույն կարգով մուտքագրելու համար սեղանի յուրաքանչյուր սյունակում ավելացվում են վերնագրեր: Այս սյունակի վերնագրերը կոչվում են դաշտի անուններ:
Excel- ում աղյուսակի վերին շարքում պարունակում է դաշտի անունները: Այս շարքը սովորաբար կոչվում է վերնագիր տող :
Օրինակ
Վերեւում գտնվող պատկերում մեկ ուսանողի համար հավաքված բոլոր տվյալները պահվում են անհատական շարքում կամ գրառվում են աղյուսակում: Յուրաքանչյուր ուսանող, անկախ նրանից, թե որքան կամ որքան քիչ տեղեկություններ են հավաքվում, սեղանի առանձին շարքն ունի:
Յուրաքանչյուր բջիջ անընդմեջ մի դաշտ է, որը պարունակում է այդ տեղեկատվության մեկ կտոր պարունակող դաշտ: Վերնագրի տողում դաշտի անունները օգնում են ապահովել, որ տվյալները մնան կազմակերպված, պահելով բոլոր տվյալները կոնկրետ թեմաներով, օրինակ `անուն կամ տարիք, բոլոր սաների համար:
Excel- ի տվյալների գործիքները
Microsoft- ն ընդգրկել է մի շարք տվյալների գործիքներ, որպեսզի ավելի հեշտ դարձնի Excel աղյուսակում պահվող տվյալների մեծ քանակի հետ աշխատելու եւ այն լավ վիճակում պահելու համար:
Օգտագործելով Ձայնագրման Ձեւ
Տվյալ գործիքներից մեկը, որը հեշտացնում է անհատական գրառումները, տվյալների ձեւն է: Ձեւը կարող է օգտագործվել մինչեւ 32 դաշտերը կամ սյունակները պարունակող աղյուսակներում գտնելու, խմբագրելու, մուտքագրելու կամ ջնջելու համար:
Լռելյայն ձեւը ներառում է դաշտի անունների ցանկը, որոնք կազմվում են աղյուսակում, որպեսզի գրառումները ճիշտ մուտքագրվեն: Յուրաքանչյուր դաշտի անվան հաջորդը տեքստային տուփ է, տվյալների մուտքի կամ խմբագրման համար:
Թեեւ հնարավոր է ստեղծել պատվերային ձեւեր, ստեղծելով եւ օգտագործելով կանխադրված ձեւը շատ ավելի հեշտ է եւ հաճախ այն ամենը, ինչ անհրաժեշտ է:
Հեռացնել կրկնօրինակ տվյալների գրառումները
Բոլոր տվյալների բազաների հետ ընդհանուր խնդիրը տվյալների սխալն է: Պարզ ուղղագրության սխալներից կամ տվյալների պակասի դաշտերից բացի կրկնօրինակ տվյալների գրառումները կարող են խոշոր լինել, քանի որ տվյալների սեղանը մեծանում է չափերով:
Excel- ի տվյալների գործիքներից մեկը կարող է օգտագործվել այս կրկնօրինակային գրառումները հեռացնելու համար `ճշգրիտ կամ մասնակի կրկնօրինակ:
Տեսակավորման տվյալները
Տեսակավորումը նշանակում է վերակազմակերպել տվյալներ ըստ որոշակի գույքի, ինչպիսիք են այբբենական կարգով գրաֆիկի դասակարգումը դասակարգելով ամենահինից մինչեւ հնագույնը:
Excel- ի տեսակավորումը ընտրում է մեկ կամ մի քանի դաշտերի դասավորումը, մաքսային դասավորում, օրինակ, ամսաթվի եւ ժամանակի, եւ դասակարգում տողերի միջոցով, ինչը հնարավորություն է տալիս վերափոխել դաշտերը սեղանի վրա: