Ինչպես ապահով կերպով կիսվել մարդկանց հետ
SharePoint Online- ը, Microsoft- ի կողմից հյուրընկալված ամպային վրա հիմնված ծառայությունը, Office 365 պլանի մասն է կամ այն կարող է ձեռք բերել որպես SharePoint Server- ին: Նոր եւ բարելավված SharePoint Online ծառայությունների հիմնական հետաքրքրությունը ինտերնետի ինտերակտիվ խոսակցությունները բարելավելն է եւ դյուրին եւ ավելի ապահով դարձնել փաստաթղթերի փոխանակման համար:
Եթե դուք արդեն SharePoint Online օգտվող եք, կարող եք ակնկալել արդիականացված ծառայություններ: SharePoint Online այժմ ներառում է բջջային հեռախոսների եւ պլանշետների օգտագործումը եւ աննկատ սոցիալական փորձը: Office 365-ում ընդգրկված է նաեւ OneDrive- ի բիզնեսը, OneDrive- ի մասնագիտական տարբերակը, ամպի փաստաթղթերի պահեստավորման համար, որը հնարավորություն է տալիս համաժամեցել ձեր համակարգչի կամ ընկերության սերվերում պահված ֆայլերի հետ:
Խմբերում թույլտվությունների եւ օգտագործողների կազմակերպում
SharePoint Online- ում փաստաթղթերի փոխանակման թույլտվությունները լավագույնս կատարվում են ըստ ցանկալի օգտվողի մուտքի: SharePoint Online- ի թույլտվությունների մակարդակները ներառում են `
- Այցեր - դիտել փաստաթղթերը բրաուզերում
- Անդամները , խմբագրել կամ ներդնել փաստաթղթեր
- Սեփականատերերը ունեն SharePoint Online կայքի լիակատար վերահսկողության թույլտվություն
Այցելուները փաստաթղթեր ներբեռնելու համար թույլտվությունները պետք է ներառեն «կարդալ» մուտք:
Նոր խմբի անունները կարող են ստեղծվել հատուկ խումբ ստեղծելու կամ թիմի համագործակցության համար : «Կայքի դիզայներներ», «հեղինակներ» եւ «հաճախորդներ», օրինակ են:
Ձեր կազմակերպությունից դուրս փաստաթղթերի փոխանակում
Արտաքին օգտագործողները սովորաբար մատակարարներ, խորհրդատուներ եւ հաճախորդներ են, որոնք ցանկանում եք ժամանակ առ ժամանակ փոխանակել փաստաթղթերը:
SharePoint Online- ի սեփականատերերը, ովքեր ունեն լիարժեք վերահսկման թույլտվություն, կարող են համօգտագործել փաստաթղթեր արտաքին օգտագործողների հետ Արտաքին օգտվողները կարող են ավելացվել Visitor- ի կամ անդամի օգտվողների խմբերի համար ավելի լավ կառավարել փաստաթղթերի փոխանակման թույլտվությունները:
- Համօգտագործել հյուրի հղումները: Հյուրի հղումը կարող է տարածվել էլ.փոստի միջոցով SharePoint Online փաստաթղթերի գրադարաններից փաստաթղթեր դիտելու համար: Կարող է նվազագույնի հասցնել այն ռիսկը, որ փաստաթղթերը համօգտագործվելու են որեւէ մեկի հետ, կարող եք պահանջել արտաքին օգտագործողներին մուտք գործել: Այս քայլը պահանջում է ձեզ այցելել այցելուներին (կամ չկիրառված օգտվողներ կարդալու թույլտվությամբ) թույլտվությունների խումբ, որպեսզի հյուրի հղումները չլինեն բացված անանուն օգտվողների կողմից:
- Համօգտագործեք անդամների հետ: Եթե ձեր արտաքին օգտագործողներն ունեն Office 365- ի բաժանորդագրություն կամ ձեր կայքի անդամներն են, կարող եք պահանջել, որ նրանք մուտք գործեն համօգտագործվող փաստաթղթեր մուտք գործելուց առաջ: Այս քայլը ենթադրում է, որ դրանք ավելացրել եք անդամի թույլտվության խմբին: Արտաքին օգտվողները, առանց Microsoft Office- ի, կարող են ֆայլը ներբեռնել, քանի դեռ նրանք կարդացել են մուտքի հնարավորություն:
- Համօգտագործեք Համացանցային ՈՒղեցույց OneDrive- ի բիզնեսի համար: OneDrive- ը Office 365- ում տեղադրված փաստաթղթերի պահեստային տարածք է, եթե ձեր ծառայությունը արդիականացվել է: OneDrive- ը լավագույնս օգտագործվում է SharePoint Online փաստաթղթային գրադարանից առանձնացված արտաքին հանրային օգտվողների հետ ֆայլեր կիսելու համար: OneDrive- ը կարող է դիտվել որպես հրապարակային դիտելու համար փաստաթղթի վերջնական տարբերակ `որպես հղում որպես կայք կամ բլոգի հղում: Ձեր SharePoint Online փաստաթղթային գրադարանը կարող է լինել աղբյուր, այնպես որ պատճենեք OneDrive- ի համար, որպեսզի կարողանաք տարբերակել երկու ոլորտները, եթե ցանկանում եք օգտվել OneDrive- ից:
- Ձեր կազմակերպության ներսում փաստաթղթեր տարածելը: Ներքին օգտագործողները ձեր կազմակերպությունում կամ այլ բաժիններում են: Սովորաբար դուք համօգտագործում եք տարբեր փաստաթղթեր, կախված այն հանգամանքից, թե արդյոք դուք աշխատում եք եւ համագործակցում եք խմբում կամ ձեր կողմից ինտերնետում փաստաթղթեր եք գրում, որպեսզի տեսնեն գիտելիքի կամ փաստաթղթի տարբերակի ընթացիկ կարգավիճակը:
- Համօգտագործեք անդամների հետ: SharePoint Online- ի հետ Office 365- ի օգտագործումը թույլ է տալիս մուտք գործել Office Web Apps, զննարկիչի վրա հիմնված թեթեւ ծառայություն, որը կարող եք օգտագործել առցանց փաստաթղթեր ստեղծելու, խմբագրելու եւ համօգտագործելու համար: Microsoft Office- ի օգտվողները կարող են համակարգիչներից ներբեռնել ֆայլերը SharePoint Online- ում պահված ֆայլերի հետ, անդամների հետ կիսելու համար: Բացի այդ, Microsoft Office- ի հետ օգտվողները կարող են համացանցում աշխատելու համար SharePoint Online- ից ֆայլեր եւ թղթապանակներ համաժամեցել համակարգչին կամ բջջային սարքին:
- Համօգտագործեք ոչ անդամների հետ: Ենթադրենք, ձեր կազմակերպության բոլոր անդամները չունեն Office 365 բաժանորդագրություն, փաստաթղթերը կարող են տարածվել, կախված թույլտվության խմբից: Օրինակ, ձեր կազմակերպության գործադիր թիմերը չպետք է պահանջեն, որպեսզի գնահատեն մարքեթինգային փաստաթղթերի գրադարանի գնահատումը, որտեղ շուկայի հետախուզությունը կամ հաճախորդի փորձը գրավում են դաշտում:
- Share OneDrive- ից: Դուք կարող եք համօգտագործել ֆայլեր ներքին օգտագործողների OneDrive- ից: Դուք կարող եք օգտագործել OneDrive- ը որպես բեմական տարածք, նախքան փաստաթղթերը տեղափոխել SharePoint Online փաստաթղթերի գրադարան: