Microsoft- ի փոստային միաձուլման առանձնահատկությունը թույլ է տալիս նույն փաստաթուղթը փոքր փոփոխություններով ուղարկել մեծ թվով ստացողների: «Միաձուլման» տերմինը գալիս է այն փաստից, որ մեկ փաստաթուղթ (օրինակ `նամակ) միաձուլվում է տվյալների աղբյուրի փաստաթղթի հետ, օրինակ` աղյուսակ :
Word- ի փոստային միաձուլման գործառույթը անխափան աշխատում է Excel- ի տվյալների հետ: Թեեւ Word- ը նաեւ թույլ է տալիս ստեղծել ձեր սեփական տվյալների աղբյուրը, այդ տվյալների օգտագործման ընտրանքները սահմանափակ են: Բացի այդ, եթե դուք արդեն ունեք ձեր տվյալները աղյուսակում, ապա դա չի նշանակում, որ բոլոր տեղեկությունները վերադառնան Word- ի տվյալների աղբյուր:
Պատրաստել Ձեր տվյալները փոստով միաձուլման համար
Տեսականորեն, Դուք կարող եք օգտագործել Excel- ի ցանկացած գործառույթ Word- ի միաձուլման գործառույթում, առանց հատուկ պատրաստման: Այնուամենայնիվ, խորհուրդ է տրվում, որ որոշակի ժամանակ անցկացնեք ձեր աշխատաթերթը պատրաստելու համար միաձուլելու գործընթացը օպտիմալացնելու համար :
Ահա մի քանի ուղեցույցներ, որոնք պետք է դիտարկվեն, որոնք կօգնեն փոստ միաձուլման գործընթացը ավելի հանգիստ անցնել:
Կազմակերպեք ձեր աղյուսակի տվյալները
Բացահայտման վտանգի դեպքում ձեր տվյալները պետք է պատշաճ կերպով կազմակերպվեն տողերի եւ սյունակների մեջ: Մտածեք յուրաքանչյուր տողում որպես մեկ գրառում եւ յուրաքանչյուր սյունակ, որպես դաշտ, որը դուք կցուցադրեք ձեր փաստաթղթում: (Ստուգեք Excel տվյալների մուտքագրման ձեռնարկը, եթե անհրաժեշտ է վերապատրաստում:)
Ստեղծեք վերնագիր տող
Ստեղծեք վերնագիր տող, թերթի միաձուլման համար օգտագործելու համար: Թեմաների շարքը տող է, որը պարունակում է պիտակներ, որոնք հայտնաբերում են ներքեւում գտնվող խցերում գտնվող տվյալները: Excel- ը կարող է երբեմն դյուրահավատ լինել տվյալների եւ պիտակների միջեւ տարբերությունների մասին, այնպես որ դրանք հստակեցնեք, օգտագործելով համարձակ տեքստի, բջջային սահմանների եւ բջիջների ստվերում, որոնք բացառիկ են վերնագրի տողում: Սա հնարավորություն կտա Excel- ը տարբերակել այն ձեր մնացած տվյալները:
Հետագայում, երբ դուք միացնում եք տվյալների հիմնական փաստաթուղթը, պիտակները կհայտնվեն որպես միաձուլման դաշտերի անուններ, այնպես որ ոչ մի խառնաշփոթություն չի լինի այն մասին, թե ինչ տվյալներ եք ներդնում ձեր փաստաթղթում: Բացի դրանից, ձեր սյունակները պիտակելու լավ պրակտիկա է, քանի որ այն օգնում է կանխել օգտվողին սխալը:
Տեղադրեք բոլոր տվյալները մի թերթիկի վրա
Ամրագրության միաձուլման համար օգտագործվող տվյալները պետք է լինեն մեկ թերթիկ: Եթե այն տարածվում է բազմաթիվ թերթերից, ապա ձեզ հարկավոր է համատեղել թերթերը կամ կատարել մի քանի փոստային միաձուլումներ: Բացի այդ, համոզվեք, որ թերթերը հստակորեն նշված են , քանի որ դուք պետք է կարողանաք ընտրել այն թերթիկը, որը մտադիր եք օգտագործել առանց դիտելու:
Միգրացիոն տվյալների աղբյուրը փոստի միաձուլման մեջ
Ստորին միաձուլման գործընթացի հաջորդ քայլը ձեր պատրաստված Excel աղյուսակի հետ ձեր Word փաստաթուղթը կապելն է:
- Փոստի միացրեք Գործիքադարակում, սեղմեք Բաց տվյալների աղբյուրը :
- Ընտրեք տվյալների աղբյուրը երկխոսության դաշտում, անցեք թղթապանակների միջոցով, մինչեւ գտնեք ձեր Excel աշխատանքային գիրքը: Եթե չկարողանաք գտնել ձեր Excel ֆայլը, համոզվեք, որ «Բոլոր տվյալների աղբյուրները» ընտրված է «Սկավառակի ֆայլեր» բացվող մենյուում:
- Կրկնակի սեղմեք ձեր աղբյուրի Excel աղբյուրի ֆայլը կամ ընտրեք այն եւ սեղմեք Open :
- Ընտրել աղյուսակը երկխոսության դաշտում ընտրեք Excel թերթը, որը պարունակում է տվյալներ, որոնք ցանկանում եք միացնել ձեր փաստաթղթին:
- Համոզվեք, որ վանդակում նշվում է «Առաջին տողի տվյալների պարունակությունը սյունակի վերնագրերը»:
- Սեղմեք OK :
Այժմ, երբ տվյալների աղբյուրը կապված է հիմնական փաստաթղթի հետ, կարող եք մուտք գործել տեքստ եւ / կամ խմբագրել ձեր Word փաստաթուղթը: Դեռեւս չեք կարող փոփոխություններ կատարել Excel- ում ձեր տվյալների աղբյուրի մեջ: եթե դուք պետք է փոփոխություններ կատարեք տվյալների վրա, դուք պետք է փակեք հիմնական փաստաթուղթը Word- ում, նախքան Excel- ում տվյալների աղբյուրը բացելը:
Ձեր փաստաթղթում միաձուլման դաշտերը տեղադրելը հեշտ է, հետեւելով հետեւյալ քայլերին.
- Սեղմեք էլփոստի միաձուլման գործիքագոտում տեղադրեք միացրեք դաշտի կոճակը: Տեղադրեք միացրեք դաշտի երկխոսությունը վանդակը կհայտնվի:
- Նշեք դաշտի անունը, որը ցանկանում եք տեղադրել ցանկից եւ սեղմեք Տեղադրեք :
- Տուփը կբացվի բաց, թույլ տալով ավելացնել ավելի շատ դաշտեր: Եթե դուք տեղադրեք մեկից ավելի դաշտեր, Word- ը ինքնաբերաբար չի ավելացնում ձեր փաստաթղթի դաշտերը: ապա դուք պետք է անեք այն, երբ դուք փակեք երկխոսության վանդակը: Ձեր փաստաթղթում կտեսնեք կրկնակի սլաքների շրջապատված դաշտի անունը:
- Երբ եք արել, սեղմեք « Փակել» :
Հասցեների բլոկների տեղադրում եւ բարեւներ, զգուշորեն օգտագործեք
Microsoft- ը վերջերս ավելացրել է փոստային միաձուլման հնարավորությունը, որը թույլ է տալիս տեղադրեք հասցեի բլոկների եւ ողջույնի տողերը: Սեղմելով համապատասխան կոճակը գործիքագոտում, Word- ը թույլ կտա միանգամից մի քանի դաշտ ավելացնել, ընդհանրացված տատանումներով:
Ներդիրի հասցեն փակելու կոճակը ձախ կողմում է: ներդիրի ողջույնի գիծը աջ կողմում է:
Այնուհետեւ, երբ սեղմում եք կամ կոճակին, Word- ը ցուցադրում է երկխոսության տուփ, որը Ձեզ հնարավորություն է տալիս որոշ ընտրանքներ, որոնց դաշտերը կցանկանայիք ներդնել, ինչպես կցանկանայիք դրանք կազմակերպել, ինչպիսի կետադրություն ներառել եւ այլն: Թեեւ սա բավականին պարզ հնչում է, եւ եթե այն օգտագործում եք Word- ում ստեղծված տվյալների աղբյուրը, ապա կարող եք շփոթել, եթե օգտագործում եք Excel- ի աշխատաթերթ:
Հիշեք, որ սույն հոդվածի 1-ին էջում ձեր աշխատաթերթում վերնագիր տող ավելացնելու մասին առաջարկությունը: Դե, եթե դուք անվանել եք դաշտի այլ բան, քան այն, ինչ Word- ը օգտագործում է որպես նմանատիպ տվյալների համար դաշտ, ապա Word- ը կարող է սխալ դաշտերը համապատասխանել:
Ինչ է դա նշանակում է, եթե օգտագործեք ներդիրի հասցեի բլոկը կամ ներդիրի ողջույնի տող կոճակները, տվյալները կարող են հայտնվել տարբեր կարգով, քան դուք նշեք, պարզապես այն պատճառով, որ պիտակները չեն համապատասխանում: Բարեբախտաբար, Microsoft- ը դա կանխատեսել եւ կառուցել է Match Fields- ի առանձնահատկությունը, որը թույլ է տալիս ձեր դաշտային անուններին համապատասխանել բլոկներում օգտագործվող բառերին:
Օգտագործելով համապատասխան դաշտեր դաշտային պիտակների ճիշտ քարտեզի վրա
Դաշտերը համապատասխանելու համար հետեւեք հետեւյալ քայլերին.
- Սեղմեք դաշտի դաշտում կտտացրեք Match Fields կոճակը:
- Հանդիպման դաշտերը երկխոսության դաշտում կտեսնեք ձախից Word- ի դաշտի անունների ցանկը: Տուփի աջ կողմում դուք կտեսնեք բացվող արկղերի սյունակ: Յուրաքանչյուր թողարկվող վանդակում անունը այն դաշտն է, որը Word- ն օգտագործում է հասցեի բլոկում կամ ողջույնի տողում յուրաքանչյուր համապատասխան դաշտի համար: Ցանկացած փոփոխություն կատարելու համար պարզապես ընտրեք դաշտի անունը բացվող արկղից:
- Փոփոխությունների կատարումից հետո սեղմեք OK :
Դուք կարող եք նաեւ առաջացնել Match Fields երկխոսության տուփը, սեղմելով Match Fields կոճակը, կամ Insert Address Block կամ Greeting Line երկխոսության տուփերի ներքեւի մասում, որոնցից երկուսն էլ հայտնվում են, երբ կտտացնում եք համապատասխան գործիքների կոճակը:
Դիտել Փոստի միաձուլման փաստաթղթեր
Նախքան ձեր միաձուլվող փաստաթղթերը նախապատրաստելու եւ տպելու համար, ձեւակերպման մասին նշում. Փաստաթուղթը միաձուլելու դաշտերը տեղադրելու դեպքում Word- ը չի իրականացնում տվյալների աղբյուրի ձեւաչափումը:
Հատուկ ֆորմատավորումն Աղբյուր աղյուսակից դիմելը
Եթե ցանկանում եք կիրառել հատուկ ձեւաչափեր, ինչպիսիք են շեղագիր, համարձակ կամ ընդգծված, դուք պետք է դա անել Word- ում: Եթե դուք դիտում եք փաստաթուղթը դաշտերով, դուք պետք է ընտրեք կրկնակի սլաքները դաշտի երկու կողմերում, որոնց վրա ցանկանում եք կիրառել ֆորմատավորում: Եթե դուք դիտում եք միավորված տվյալները փաստաթղթում, պարզապես նշեք այն տեքստը, որը ցանկանում եք փոխել:
Հիշեք, որ ցանկացած փոփոխություն կտարածվի բոլոր միավորված փաստաթղթերում, այլ ոչ թե առանձին:
Նախադրյալ միավորված փաստաթղթեր
Ձեր միավորված փաստաթղթերը նախադիտելու համար սեղմեք « Միավորված տվյալների միացում» կոճակը Փոստի միացման գործիքների տողի վրա: Այս կոճակը գործում է որպես անցողային անջատիչ, այնպես որ, եթե ուզում եք վերադառնալ միայն դաշտերը դիտելու համար, այլ ոչ թե այն պարունակող տվյալները, սեղմեք այն:
Դուք կարող եք անցնել միավորված փաստաթղթերի միջոցով, օգտագործելով Փոստի միացման գործիքների նավարկության կոճակները: Նրանք, ձախից աջ: Առաջին արձանագրություն , նախորդ գրառումը , գրառում կատարելու , հաջորդ գրառում , վերջին գրառում :
Նախքան ձեր փաստաթղթերը միավորելը, դուք պետք է նախադիտեք դրանք բոլորին, կամ այնքան, որքան կարող եք ստուգել, որ ամեն ինչ ճիշտ է միավորված: Հատուկ ուշադրություն դարձրեք այնպիսի բաների հետ, ինչպիսիք են կետադրությունը եւ միաձուլվող տվյալների շուրջը:
Վերջնականացրեք Ձեր փոստի միաձուլման փաստաթուղթը
Երբ պատրաստ եք միացնել ձեր փաստաթղթերը, դուք ունեք երկու ընտրություն:
Միացնել տպիչին
Առաջինն այն է, միացնել դրանք տպիչին: Եթե ընտրեք այս տարբերակը, փաստաթղթերը կփոխանցվեն տպիչ `առանց որեւէ փոփոխության: Կարող եք միավորել տպիչին ուղղակիորեն կտտացնելով Տպիչի Գործիքադարակի կոճակը:
Միաձուլեք նոր փաստաթուղթ
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է անհատականացնել որոշ կամ բոլոր փաստաթղթերը (չնայած դուք իմաստուն կդառնաք անհատականացված գրառումների համար տվյալների աղբյուրի մեջ նշում դաշտը) կամ նախքան տպագրեք որեւէ այլ փոփոխություն, դուք կարող եք միավորել դրանք նոր փաստաթղթում. եթե դուք միաձուլեք նոր փաստաթուղթը, փոստի միաձուլման հիմնական փաստաթուղթը եւ տվյալների աղբյուրը մնա անփոփոխ, բայց դուք կունենաք երկրորդ ֆայլ, որը պարունակում է միավորված փաստաթղթեր:
Դա անելու համար պարզապես սեղմեք կտտացրեք Նոր փաստաթղթի Գործիքադարակի կոճակը:
Որ մեթոդը ընտրում եք, ձեզ կներկայացնեք երկխոսության տուփով, որտեղ դուք կարող եք ասել Բառի համար միավորել բոլոր գրառումները, ընթացիկ գրառումը կամ մի շարք գրառումներ:
Սեղմեք ընտրած ընտրության կողքին ընտրեք կոճակը եւ սեղմեք OK :
Եթե դուք ցանկանում եք միավորել մի շարք, դուք պետք է նախադրեք նախքան թիվն ու վերջնական թիվը գրառումների համար, որոնք ցանկանում եք միաձուլել, նախքան OK սեղմելը :
Եթե դուք ընտրում եք փաստաթղթերը տպել, ապա երկխոսության տուփից հետո դուք կներկայացնեք Տպել երկխոսության վանդակը: Դուք կարող եք փոխազդել դրա հետ նույնը, ինչպես ցանկացած այլ փաստաթուղթ: