Փոստի միաձուլումը գործիք է, որը հեշտացնում է մի շարք փաստաթղթերի ստեղծումը, որոնք նման են, բայց պարունակում են եզակի եւ փոփոխական տվյալների տարրեր: Դա կատարվում է մի տվյալների բազայի մեջ, որը պարունակում է այդ տվյալների տարրերը փաստաթղթում, որը պարունակում է միաձուլման դաշտեր, որտեղ այդ եզակի տվյալները կբաշխվեն:
Փոստի միաձուլումը խնայում է ձեզ ժամանակն ու ջանքերը, ավտոմատացնելով ստանդարտացված նյութերի մուտքագրման գործընթացը, օրինակ, անունները եւ հասցեները փաստաթղթում: Օրինակ, դուք կարող եք ձեւաթուղթը կապել Outlook- ում մի խումբ շփումների հետ, այս նամակում կարող է ունենալ միաձուլման դաշտ յուրաքանչյուր կոնտակտային հասցեի համար, իսկ մեկը `համապատասխան կոնտակտային անունի համար, որպես նամակի ողջույնի մաս:
Փոստի միացման օգտագործումը
Փոստի միաձուլումը, շատերի համար, անուղղակի փոստերի մտքերն է: Շարունակելով շուկայաբանները անհերքելիորեն օգտագործել փոստային միաձուլումը արագ եւ հեշտությամբ մեծ քանակությամբ փոստեր ստեղծելու համար, շատ այլ օգտագործում կարող են զարմացնել ձեզ եւ փոխել ձեր որոշ փաստաթղթերի ձեւը:
Դուք կարող եք օգտագործել փոստային միաձուլումը ցանկացած տեսակի տպագիր փաստաթղթի, ինչպես նաեւ էլեկտրոնային եղանակով տարածված փաստաթղթերի եւ ֆաքսիների համար: Փոստի միաձուլման միջոցով կարող եք ստեղծել այնպիսի փաստաթղթեր, որոնք գրեթե անսահման են: Ահա մի քանի օրինակներ.
- Կատալոգներ
- Գրապահոցներ
- Հաշիվներ
- Պիտակներ
- Ծրարները
- Եվ, իհարկե, նամակներ
Երբ շտապ օգտագործվում է, փոստային միաձուլումը կարող է մեծապես բարելավել ձեր արտադրողականությունը: Այն նաեւ կարող է խթանել ձեր ստեղծած փաստաթղթերի արդյունավետությունը: Օրինակ, հասցեատերերի անուններով կամ յուրաքանչյուր ստացողի համար նախատեսված այլ տարրերով նամակներ կազմելու միջոցով դուք ներկայացնում եք փայլուն, անձնական պատկեր, որը ստեղծում է այն փուլը, որը ցանկանում եք արդյունքի համար:
Փոստի միաձուլման անատոմիա
Ուղղակի միաձուլումը բաղկացած է երկու հիմնական մասից `փաստաթուղթը եւ տվյալների աղբյուրը , որը նաեւ կոչվում է տվյալների բազա: Microsoft Word- ը հեշտացնում է ձեր աշխատանքը` թույլ տալով օգտագործել այլ Office ծրագրեր, ինչպիսիք են Excel եւ Outlook- ը որպես տվյալների աղբյուրներ: Եթե ունեք լիարժեք գրասենյակային հավաքակազմ, օգտագործելով իր ծրագրերից մեկը, որպես ձեր տվյալների աղբյուրը հեշտ է, հարմար եւ բարձր խորհուրդներ: Օգտագործելով կոնտակտներ, որոնք արդեն մտել եք ձեր Outlook կոնտակտների մեջ, օրինակ, կփրկեք ձեզ այդ տեղեկատվությունը նորից մուտք գործելու այլ աղբյուր: Օգտագործելով գոյություն ունեցող Excel աղյուսակը , ձեզ ավելի մեծ ճկունություն է տալիս, քան տվյալների աղբյուրի Word- ը:
Այնուամենայնիվ, եթե դուք ունեք միայն Word- ի ծրագիր, ապա կարող եք դեռ օգտագործել փոստային միաձուլման հնարավորությունը: Word- ը ունակություն է ստեղծում լիարժեք պահուստավորվող տվյալների աղբյուրը ձեր փոստի միաձուլման համար:
Փոստի միացման կարգավորում
Փոստային միաձուլումը կարող է թվալ բարդ եւ բարդ, տվյալների ծանր փաստաթղթեր, որոնք հիմնված են խոշոր տվյալների բազաների վրա: Word- ը, սակայն, պարզեցնում է ընդհանուր օգտագործման համար փոստային միաձուլման տեղադրումը `տրամադրելով ձեր փաստաթղթերը տվյալների շտեմարան կապելու միջոցով ընթացող վիզարդներ: Ընդհանրապես, գործընթացը կարող եք ավարտել ավելի քան 10 բավականին հեշտ քայլերով, ներառյալ սխալները գտնելու եւ ուղղելու համար: Դա ավելի քիչ է, քան ձեր փաստաթուղթը ձեռքով պատրաստելը, եւ շատ ավելի քիչ ժամանակով եւ ջանքերով: