Ինչպես ստեղծել տվյալների բազա Excel- ում

Հետեւեք կոնտակտների, հավաքածուների եւ այլ տվյալներ Excel տվյալների բազայի հետ

Ժամանակ առ ժամանակ մենք պետք է հետեւենք տեղեկատվությանը եւ լավ տեղ ունենանք Excel տվյալների բազայի ֆայլում: Անկախ նրանից, թե դա հեռախոսահամարների անձնական ցանկ է, կազմակերպության կամ թիմի անդամների համար կոնտակտների ցուցակը, կամ մետաղադրամների, քարտերի կամ գրքերի հավաքածու, Excel տվյալների բազայի ֆայլը հեշտացնում է մուտքի, պահեստավորման եւ կոնկրետ տեղեկատվություն գտնելու համար:

Microsoft Excel- ն այն գործիքներ է ստեղծել, որոնք կօգնեն ձեզ հետեւել տվյալների եւ կոնկրետ տեղեկություններ գտնել այն ժամանակ, երբ ցանկանում եք: Ինչպես նաեւ, իր հարյուրավոր սյուների եւ հազարավոր շարքերում , Excel աղյուսակը կարող է մեծ քանակությամբ տվյալներ անցկացնել:

Մուտքագրելով տվյալները

Excel տվյալների բազայում տվյալների պահպանության հիմնական ձեւաչափը սեղանն է:

Երբ սեղան է ստեղծվել, Excel- ի տվյալների գործիքները կարող են օգտագործվել որոնման, տեսակավորելու եւ զտելու տվյալների բազայում, որոշակի տեղեկատվություն գտնելու համար:

Հետեւեք այս ձեռնարկին, մուտքագրեք տվյալները, ինչպես նշված է վերեւում գտնվող պատկերում:

Մուտքագրեք ուսանողի ID- ն արագ:

1. Մուտքագրեք առաջին երկու ID- ի ` ST348-245 եւ ST348-246 բջիջները համապատասխանաբար A5 եւ A6 բջիջներում:
2. Նշեք երկու ID- ն `դրանք ընտրելու համար:
3. Խտացրեք լրացնել բռնիչը եւ դրեք այն բջիջ A13-ին :
4. Ուսանողների ID- ի մնացած մասը պետք է մուտքագրվի A6-A13 բջիջների ճիշտ:

Տվյալների մուտքագրումը ճիշտ է

Տվյալների մուտքագրումիս կարեւոր է ապահովել, որ այն ճիշտ մուտքագրված է: Աղյուսակային տիտղոսի եւ սյունակի վերնագրերի միջեւ 2-րդ տողից բացի, ձեր տվյալները մուտքագրելու ժամանակ որեւէ այլ դատարկ տող թողեք: Բացի այդ, համոզվեք, որ որեւէ դատարկ բջիջ չեք թողնում:

Տվյալների սխալները , տվյալների սխալ մուտքագրման հետեւանքով, տվյալների կառավարման հետ կապված բազմաթիվ խնդիրների աղբյուր են: Եթե ​​տվյալները ճիշտ մուտքագրվում են սկզբում, ծրագիրը ավելի հավանական է, որ ձեզ կվերադարձնի արդյունքները:

Տողերը գրառումներ են

Յուրաքանչյուր անհատական ​​տող, տվյալների բազայում, հայտնի է որպես գրառումը : Գրառումները մտնում են հետեւյալ սկզբունքներով.

• Ստեղծված աղյուսակում թողեք ոչ մի դատարկ տող: Սա ներառում է չհամարեք սահուն տողերի եւ տվյալների առաջին տողի միջեւ դատարկ տող դուրս գալը:
• Գրանցամատյանը կարող է պարունակել միայն մեկ կոնկրետ տարր:
• Ռեկորդը պետք է պարունակի նաեւ տվյալ նյութի վերաբերյալ տվյալների բազայում առկա բոլոր տվյալները: Չի կարող լինել նյութի մասին մեկից ավելի տողում:

Սյունակները դաշտերն են

Չնայած Excel- ի տողերը նշված են որպես գրառումներ, սյունակները հայտնի են որպես դաշտեր : Յուրաքանչյուր սյունակ պետք է պարունակի այն տեղեկությունները, որը պարունակում է պարունակությունը: Այս վերնագրերը կոչվում են դաշտային անվանումներ:

• Դաշտի անունները օգտագործվում են ապահովելու համար, որ յուրաքանչյուր ռեկորդի տվյալները մուտքագրվում են նույն հաջորդականությամբ:
• Համոզվեք, որ սյունակում բոլոր տվյալները մուտքագրվում են նույն ձեւաչափով: Եթե ​​սկսում եք թվեր մուտքագրել թվեր (օրինակ, 10 կամ 20), պահեք այն: Մի հատվածի փոխարեն միացրեք եւ սկսեք թվեր մուտքագրել որպես բառեր (տասը կամ քսան): Հետեւեք հետեւողական:
• Սեղանի մեջ մի սյունակ թողեք:

Սեղանի ստեղծում

Տվյալները մուտքագրվելուց հետո այն կարող է վերածվել սեղանի : Դա անելու համար `

1. Նշեք աշխատանքային էջում A3- ից E13 բջիջները:
2. Սեղմեք Գլխավոր էջանշանը:
3. Սեղմիր ֆորմատը որպես աղյուսակի ընտրանք, ժապավենի վրա բացվող ցանկը բացելու համար:
4. Ընտրեք կապույտ աղյուսակի միջին միջանկյալ 9 տարբերակը ` ֆորմատը որպես աղյուսակի աղյուսակ բացելու համար:
5. Չնայած երկխոսության դաշտը բաց է, աշխատանքային էջում A3- ից E13 բջիջները պետք է շրջապատեն երթուղային անիս:
6. Եթե ​​երթեւեկելի ants շրջապատում են ճիշտ շարք բջիջների, սեղմեք OK , այն ձեւաչափով որպես Աղյուսակ երկխոսության տուփ:
7. Եթե ​​երթուղային անիսները չեն շրջապատում ճիշտ բջիջների շրջանակները, ապա նշեք աշխատանքային աղյուսակի ճիշտ տիրույթը եւ այնուհետեւ կտտացրեք Ok :
8. Աղյուսակը պետք է ունենա յուրաքանչյուր դաշտի անվան կողքին ավելացված անկում նետերը եւ սեղանի տողերը պետք է ձեւափոխվեն փոփոխվող լույսի եւ մուգ կապույտ:

Օգտագործելով տվյալների բազայի գործիքներ

Տվյալների բազան ստեղծելուց հետո, կարող եք օգտագործել ցանկացած դաշտի անվան կողքին գտնվող բացվող սլաքների ներքո գտնվող գործիքները, ձեր տվյալները կարգավորելու կամ զտելու համար:

Տեսակավորման տվյալները

1. Սեղմեք Անունին դաշտի անունի կողքին գտնվող բացվող սլաքը:
2. Սեղմեք Ա-ից Z տարբերակին , տվյալների բազան այբբենական կարգով կարգավորելու համար:
3. Միավորվելով, Գրեմ ​​Ջը պետք է լինի առաջին ռեկորդը սեղանին եւ Վիլսոնին: R- ը պետք է լինի վերջինը:

Զտում տվյալներ

1. Սեղմեք ծրագրի աղյուսակի կողքին գտնվող անկումը սլաքին:
2. Սեղմեք բոլոր վանդակի վրայի մաքրման համար ընտրեք Ընտրել բոլորը:
3. Բանաձեւի կողքին նշվեց պատուհանի վանդակը, վանդակի վանդակը ավելացնելով:
4. Սեղմեք OK :
5. Միայն երկու ուսանողներ ` Թ. Թոմփսոնը եւ Ֆ. Սմիթը պետք է տեսանելի լինեն, քանի որ նրանք բիզնես ծրագրում ընդգրկված միակն են:
6. Բոլոր գրառումները ցույց տալու համար սեղմեք ծրագրի աղյուսակի կողքին գտնվող անկումը սլաքին:
7. Սեղմեք «Ծրագրի» ընտրանքից Clear Filter- ը :

Ընդլայնելով տվյալների բազան

Լրացուցիչ գրառումներ ավելացնելու համար ձեր տվյալները:

• Տեղադրեք մկնիկի ցուցիչը սեղանի ներքեւի աջ անկյունում գտնվող փոքր կետի վրա:
• Մկնիկի ցուցիչը կփոխվի երկու գլխավոր սլաքի մեջ:
• Երբ դա տեղի ունենա, սեղմեք եւ պահեք աջ մկնիկի կոճակը եւ սահեցրեք ցուցիչը , տվյալների բազայի ներքեւի մասում դատարկ շարասյուն ավելացնելու համար:
• Այս նոր շարքին ավելացրեք հետեւյալ տվյալները.
  Բջջային տվյալները
  A14 - ST348-255
  B14 - Քրիստոֆեր
  C14 - Ա.
  D14 - 22
  E14 - Գիտություն

Ամփոփելով տվյալների շտեմարանի ձեւաչափումը

1. Նշեք բջիջները Ա 1-ից մինչեւ E1 աշխատանքային թերթիկում:
2. Սեղմեք Գլխավոր էջանշանը:
3. Սեղմեք վերնագրի կենտրոնի վրա ժապավենի միաձուլման եւ կենտրոնի տարբերակը:
4. Սեղմեք լցոնման գույնը (կարծես ներկով կարելի է) ժապավենը բացել լցոնման գույնի կաթիլային ցուցակը:
5. Ընտրեք Blue, Accent 1 ցանկից `A1 - E1 բջիջներում մուգ կապույտ փոխելու ֆոնի գույնը:
6. Սեղմեք տառատեսակի գունավոր պատկերակը, Ֆորմատավորում Գործիքադարակում (դա մեծ տառագիր է «Ա»), տառատեսակի գույնի բացելու ցանկը բացելու համար:
7. Ընտրեք սպիտակ ցանկից, սպիտակներով A1 - E1 բջիջներում տեքստի գույնը փոխելու համար:
8. Նշեք A2 - E2 բջիջները աշխատանքային թերթիկում :
9. Սեղմիր Լցված Գույնի ժապավենի վրա, բացելու գունավոր բացվող ցանկը:
10. Ընտրեք Կապույտ, Accent 1, Light 80 -ը ցանկից `լուսավոր գույնի A2-E2- ի բջիջներում ֆոնային գույնը փոխելու համար:
11. Նշեք բջիջները A4-E14- ի աշխատանքային թերթիկում:
12. Սեղմեք ժապավենի կենտրոնի ընտրանքին կենտրոնը A14-ից մինչեւ E14 բջիջներում տեքստը հարթեցնելու համար:
13. Այս պահին, եթե դուք հետեւել եք այս ձեռնարկի բոլոր քայլերին ճիշտ, ձեր աղյուսակը պետք է հիշեցնի այս ձեռնարկի Քայլ 1-ում նկարագրված աղյուսակը:

Տվյալների բազայի գործառույթները

Սինտացիա. Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Որտեղ D ֆունկցիան հետեւյալն է:

• DAVERAGE- ը
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET- ը
• DMAX- ը
• DMIN- ը
• DPRODUCT
• DSTDEV- ը
• DSTDEVP
• DSUM- ը
• DVAR- ը
• DVARP- ը

Տեսակ , տվյալների բազա

Տվյալների բազայի գործառույթները հատկապես հարմար են, երբ Google Sheets- ը օգտագործվում է տվյալների պահպանման համար, ինչպես տվյալների բազա: Յուրաքանչյուր բազայի գործառույթ, Dfunction , հաշվարկում է համապատասխան գործառույթը մի բջիջների ընդգրկույթի վրա, որը համարվում է տվյալների բազայի աղյուսակ: Տվյալների բազայի գործառույթները վերցնում են երեք փաստարկ:

• Database_arr- ը շարք է, ներկառուցված զանգված կամ զանգված, որը կազմված է զանգվածային արտահայտությամբ, որը կազմված է այնպես, որ յուրաքանչյուր տող 1-ից հետո տվյալների բազայի գրառումն է, եւ յուրաքանչյուր սյունակ է տվյալների բազայի դաշտը: Տող 1-ը պարունակում է յուրաքանչյուր դաշտի պիտակներ:
• Field_str | num- ը ցույց է տալիս, թե որ սյունակը (դաշտը) պարունակում է միջանկյալ արժեքներ: Սա կարելի է արտահայտել որպես դաշտի անվանումը (տեքստային պարբերություն) կամ սյունակի համարը, որտեղ ձախ սյունակը կներկայացվի որպես 1:
• Criteria_arr- ը մի շարք է, ընդգրկված զանգված կամ զանգվածի գեներացվող զանգվածի արտահայտությամբ, որը կազմված է այնպես, որ առաջին շարքում պարունակեն դաշտի անունը (ները), որոնց համար կիրառվում է չափանիշը (չափանիշները) եւ հաջորդ տողերը պարունակում են պայմանական թեստ (ներ) .

Չափանիշի առաջին շարքը սահմանում է դաշտի անունները: Չափանիշների յուրաքանչյուր տող ներկայացնում է ֆիլտր, որը համապատասխան դաշտերում սահմանափակումներ է պարունակում: Սահմանափակումները նկարագրվում են օգտագործելով Query-by-Example նշումը եւ կարող է ներառել արժեք կամ համադրման օպերատոր, հետեւելով համեմատության արժեքին: Սահմանափակումների օրինակներ են `« Շոկոլադ »,« 42 »,«> 42 »,« <> 42 »: Դատարկ բջիջը նշանակում է համապատասխան դաշտում որեւէ սահմանափակում:

Ֆիլտրը համընկնում է բազայի տողում, եթե բոլոր զտիչի սահմանափակումները (ֆիլտրի տողի սահմանափակումները) բավարարվեն: Տվյալների բազայի տողը (ձայնագրությունը) բավարարում է չափանիշները, եթե միայն առնվազն մեկ զտիչ համապատասխանում է: Դաշտային անունը կարող է ավելի քան մեկ անգամ հայտնվել չափանիշների տիրույթում, թույլ տալու համար միաժամանակ կիրառվող բազմաթիվ սահմանափակումներ (օրինակ, ջերմաստիճանը> = 65 եւ ջերմաստիճան <= 82):

DGET- ը միակ տվյալների բազայի գործառույթն է, որը չի համախմբում արժեքները: DGET- ը վերադարձնում է երկրորդ փաստարկի (նույնքան VLOOKUP) նշված դաշտի արժեքը, երբ միայն մեկ արձանագրություն համապատասխանում է չափանիշներին. հակառակ դեպքում, վերադարձնում է սխալ կամ ոչ մի հանդիպում չի ցուցաբերում