Կան շատ լավ պատճառներ, թե ինչու թվայնացման թղթային փաստաթղթերը կարող են մեծ օգնություն, երբ խոսքը վերաբերում է ձեր տնային գրասենյակ կազմակերպելու (կամ, այդ իսկ պատճառով, ձեր տանը): Առաջին հերթին, դուք կարող եք ազատվել շատ լրացուցիչ թղթից, որոնք խցկված են գզրոցներ եւ ֆայլեր, կամ արժեքավոր գրասեղան:
Թվային ֆայլերը (նույնիսկ PDF- ները) կարող են փոխարկվել որոնելի ֆայլերի օպտիկական բնութագրման ճանաչման (OCR) ծրագրային ապահովման օգտագործմամբ, որը սովորաբար գալիս է տպիչով (HP- ն ունի շատ թույն տեսանյութ, որը բացատրում է, թե ինչպես է OCR- ն աշխատում եւ ինչպես կարող է օգնել պարզեցնել խնդիրը պարզեցնել ձեր կյանքը):
Դա նշանակում է, որ ոչ միայն ձեր տվյալները ոչ մի տեղ չեն զբաղեցնում, այլեւ ավելի հեշտ է գտնել, քան այն թղթի վրա: Եվ դուք կարող եք պահպանել ձեր թվային ֆայլերը, սակայն ցանկանում եք `CD- ով կամ DVD- ում, ֆլեշ-րում, առցանց պահեստավորման վայրում կամ բոլոր վերը նշվածներից: Այսպիսով, դուք կարող եք վստահ լինել, որ երբ դուք ինչ-որ բան պետք է, կարող եք ձեռք բերել ձեր վրա:
Երբ սկսում եք ձեր տան ֆայլերը թվայնացնելիս, դա կատարյալ ժամանակ է ստեղծվում ֆայլերի կազմակերպված փաթեթ ստեղծել, որը կդարձնի ձեր կյանքը ավելի պարզ: Մտածեք անհրաժեշտ փաստաթղթերի կատեգորիաների մասին եւ յուրաքանչյուրի համար թղթապանակը ստեղծեք: Կրեդիտ քարտի մուտքերը մեկ թղթապանակում; Ավտոմեքենաների ապահովագրության փաստաթղթեր եւս մեկում; հեռախոսային օրինագծերը, մթերային մուտքերը, տան վերանորոգման օրինագծերը եւ այլն, կարող են բոլորը բաժանվել առանձին թղթապանակների: Իսկ յուրաքանչյուր թղթապանակում ստեղծեք ենթապլաստերներ յուրաքանչյուր տարվա համար (կամ ամիսը): Ավելի հեշտ է սկսել կազմակերպված համակարգից սկսելը, ապա պարզապես նոր փաստաթղթեր ավելացնել ճիշտ ֆայլի վրա, քանի որ այն շարունակվում է, քան այն, որ փորձում եք վերափոխել համակարգը ամեն անգամ, երբ նոր ստացական ստացվում է սկանավորվում:
Համոզվեք, որ ձեր սկաների կամ տպիչը եկել է OCR- ի ծրագրակազմի հետ (ABBYY FineReader ծրագրային ապահովումը, կարծես, գալիս է այն փաթեթում, որը ես փորձարկում եմ տպիչներ եւ սկաներներ): Եթե չեք գտնում, մի խուճապ չկա: Լավ հնարավորություն կա, որ արդեն ձեր համակարգչում արդեն տեղադրված որոշակի արժանապատիվ OCR ծրագրային ապահովում կա, քանի դեռ դուք օգտագործում եք Windows- ը: Cool OCR Software- ը Դուք արդեն ուղղորդելու եք ձեր ծրագրերի տեղադրման եւ օգտագործման գործընթացը ձեր սկաների հետ `խմբագրելու համար փաստաթղթեր ստեղծելու համար:
Իհարկե, սա եւս մեկ կարեւոր կետ է. Դուք պետք է ունենաք առնվազն փաստաթուղթ սկաների, եթե պատրաստվում եք այդ աշխատանքը կատարել: Այն չպետք է թանկ լինի, կամ զարմանալի: Եթե դուք չունեք մեկը, այժմ լավ ժամանակ է փնտրում մեկին. սկսեք այս լուսանկարների սկանների եւ Փաստաթղթերի սկաներների Reviews, որոշ լավագույն գնման համար: Եթե դուք չեք ցանկանում, որ առանձին սկաներներ, ամենաէժան բոլորը մեկի տպիչը կատարյալ աշխատանքը կատարի:
Այնպես որ, այստեղ դժվարին մասն է: Ստանալու համակարգը շատ բարդ է. նույնիսկ սկան ձեր փաստաթղթերը չեն լինի չափազանց կոշտ: Ինչ դժվար է համոզվել, որ դուք ավտոմատ կերպով դա անում եք ամեն անգամ, երբ ստացվում եք նոր ստացականներ կամ փաստաթղթեր: Հակառակ դեպքում, թերթերը կսկսեն նորից կույտ վերցնել, եւ դուք կզգաք, թե որքան ժամանակ եք վատնում: Ուստի մնացեք դրա հետ: