Շատ ընկերություններ ծանոթ են այն բանի, թե ինչ կարող է անել Microsoft Word- ում եւ Excel- ում, բայց հասկանալ, թե ինչ կարող է Microsoft Access- ը անել, մի քիչ դժվար է հասկանալ: Տվյալների բազաների ստեղծման գաղափարը եւ դրանք պահպանելու համար կարծես թե ռեսուրսների ավելորդ օգտագործումը: Այնուամենայնիվ, փոքր բիզնեսի համար այս ծրագիրը կարող է ապահովել մի քանի հստակ առավելություններ, մասնավորապես, երբ խոսքը վերաբերում է աճի եւ կազմակերպման կառավարմանը:
Microsoft- ն ապահովում է շատ ավելի առողջ ձեւ, փոքր ընկերությունների համար տվյալների եւ նախագծերի հետեւելու համար, քան Excel կամ Word- ը: Մուտքը կարող է ավելի շատ ժամանակ պահանջել սովորելու համար, քան սովորաբար օգտագործվող Microsoft ծրագրերը, սակայն այն նաեւ առավելագույն արժեք է ավելացնում ծրագրերի, բյուջեների եւ աճի հետեւելու համար: Համեմատության եւ վերլուծության համար փոքր բիզնեսի համար անհրաժեշտ բոլոր տվյալները պահպանվում են մեկ ծրագրում, ինչը հեշտացնում է հաշվետվությունները եւ տրամագրերը, քան որեւէ այլ ծրագիր: Microsoft- ը առաջարկում է մի շարք ձեւանմուշներ, պարզելու ուսումնական գործընթացը եւ օգտվողները կարող են հարմարեցնել ձեւանմուշները, երբ նրանք գնում են: Հասկանալ Microsoft Access- ի հիմունքները, որոնք կարող են օգնել փոքր բիզնեսին տեսնել իրենց լիարժեք արժեքը իրենց ամենօրյա գործողություններում:
Եթե դուք արդեն օգտագործում եք աղյուսակ, ապա հեշտ է փոխել ձեր Excel աղյուսակը Access տվյալների բազայում:
Հաճախորդների տեղեկությունների պահպանումը
Տվյալների բազան թույլ է տալիս ձեռնարկություններին հետեւել բոլոր հաճախորդներին կամ հաճախորդներին, ներառյալ հասցեները, պատվիրել տեղեկություններ, հաշիվներ եւ վճարումներ: Քանի դեռ տվյալների բազան պահվում է ցանցում, որտեղ բոլոր աշխատողները կարող են մուտք գործել այն, օգտվողները կարող են համոզվել, որ տեղեկատվությունը մնում է: Քանի որ հաճախորդի տեղեկատվությունը կարեւոր է յուրաքանչյուր փոքր բիզնեսի համար, տվյալների բազան կարող է ապահովված լինել: Տվյալների բազայում ձեւաթղթեր ավելացնելը փոքր բիզնեսին օգնում է, որ տվյալները հետեւողականորեն մուտքագրվում են բոլոր աշխատակիցների կողմից:
Երբ օգտվողները ծանոթանում են ծրագրի հետ, կարող են ավելացվել ավելի մանրամասն բաղադրիչներ, ինչպիսիք են հաճախորդի հասցեները քարտեզագրելը: Սա թույլ է տալիս աշխատակիցներին ստուգել նոր հաճախորդների հասցեները կամ առաքման երթուղիները: Այն նաեւ թույլ է տալիս բիզնեսին ստեղծել հաշիվ ապրանքագրեր եւ կկարողանանք էլ-նամակ ուղարկել կամ պարբերաբար ուղարկել, եւ իմանալ, թե երբ եւ ինչպես են վճարվում հաշիվները: Access- ում հաճախորդի տվյալների թարմացումը եւ պահելը ավելի հուսալի է, քան աղյուսակը կամ Word- ի փաստաթուղթը, եւ այդ տեղեկությունները կառավարելու համար հեշտացնում է:
Հետեւելով ֆինանսական տվյալների
Շատ տնտեսվարող սուբյեկտներ հատուկ ծրագրային ապահովում են գնում գնումների ֆինանսավորման համար, բայց փոքր բիզնեսի համար, որը ոչ միայն ավելորդ է, այն ձգտում է ստեղծել լրացուցիչ աշխատանք: Լրացուցիչ հաշիվներ ստեղծելու եւ հետեւելու կարողությունից բացի, բոլոր բիզնես ծախսերը եւ գործարքները կարող են գրանցվել նույն ծրագրի միջոցով: Ամբողջական Microsoft Office Suite- ներ ունեցող ընկերությունների համար, ներառյալ Outlook- ը եւ Access- ը, Outlook- ում վճարման հիշեցումները կարող են կապված լինել տվյալների բազայի հետ: Երբ հիշեցումը բացվում է, օգտվողները կարող են կատարել անհրաժեշտ վճարումներ, մուտքագրեք տվյալներ Access- ում, ապա փակեք հիշեցումը:
Կարող է անհրաժեշտ լինել ձեռք բերել ավելի բարդ ծրագրակազմ, քանի որ բիզնեսը աճում է, եւ այդ բիզնեսները ունեն առավելություն, եթե իրենց բոլոր ֆինանսական տվյալները պահվում են Access- ում: Շատ այլ ծրագրեր կարող են տեղադրվել Access- ից արտահանված տվյալների հիման վրա `դարձնելով այն հեշտացնելու տեղեկությունը, երբ ժամանակը գալիս է:
Մարկետինգի եւ վաճառքի կառավարում
Access- ի օգտագործման ամենից քիչ օգտագործված, բայց հզոր ձեւերից մեկը մարկետինգային եւ վաճառքի տեղեկատվությունը վերահսկելու համար է: Տվյալների բազայում արդեն գոյություն ունեցող հաճախորդի վերաբերյալ տեղեկությունների հետ հեշտ է ուղարկել նամակներ, թռուցիկներ, կտրոններ եւ կանոնավոր գրառումներ նրանց, ովքեր կարող են շահագրգռված լինել վաճառքի կամ հատուկ առաջարկներով: Փոքր բիզնեսը կարող է հետեւել, թե ինչպես են իրենց հաճախորդներից շատերը արձագանքել մարքեթինգային արշավից հետո:
Նոր հաճախորդների համար ամբողջ քարոզարշավները կարող են ստեղծվել եւ վերահսկվել մեկ վայրից: Դա թույլ է տալիս աշխատակիցներին տեսնել, թե ինչն արդեն ավարտված է, եւ ինչ է կատարվում, կամ ինչ հետեւանքներ:
Հետեւելով արտադրության եւ գույքագրման
Հաճախորդի հետեւելը նման է, որ կարողանա վերահսկել գույքագրման, ռեսուրսների եւ բաժնետոմսերի տվյալները ցանկացած բիզնեսի համար: Access- ն հեշտացնում է տվյալների մուտքագրումը դեպի պահեստարաններ եւ իմանալ, թե երբ է որոշ ապրանքի ավելի շատ պատվիրելու ժամանակը: Սա հատկապես կարեւոր է այն արտադրողների համար, որոնք պահանջում են մի շարք տարբեր ռեսուրսներ, որպեսզի արտադրեն արտադրանքը, ինչպիսիք են ինքնաթիռի մասերը կամ ակտիվ դեղագործական բաղադրիչները:
Նույնիսկ սպասարկման ոլորտները պետք է պահեն գույքագրումը եւ ունենան այդ բոլոր տեղեկությունները մեկ վայրում, ավելի հեշտ է տեսնել, թե որ համակարգիչը նշանակված է, որի աշխատակիցը կամ որոշի, երբ գրասենյակային սարքավորումը արդիականացվի: Անկախ նրանից, թե ինչպես վերահսկել տրանսպորտային միջոցները, բջջային սարքերը, սերիական համարները, գրանցման տեղեկությունները, օգտագործողի տեղեկամատյանները կամ ապարատային տարածքը, փոքր բիզնեսները կկարողանան հեշտությամբ հետեւել իրենց սարքավորումներին:
Սարքավորումներից բացի, ձեռնարկությունները պետք է կարողանան հետեւել ծրագրերին: Գրանցման եւ ծրագրային ապահովման օգտագործման թույլտվություն ստացած համակարգիչների թիվը տարբերակված տեղեկատվության եւ օգտագործողի համար կարեւոր է, որ ձեռնարկությունները կարողանան արագ եւ ճշգրիտ կերպով քողարկել իրենց ընթացիկ կազմաձեւերը: Windows XP օժանդակության վերջին ավարտը ծառայում է որպես խիստ հիշեցում, թե ինչու կարեւոր է իմանալ, թե ծրագրային ապահովման եւ օպերացիոն համակարգերը գտնվում են բիզնեսի համակարգիչների եւ սարքերի վրա:
Վազք հաշվետվություններ եւ վերլուծություններ
Թերեւս Access- ի ամենաազդեցիկ կողմն այն օգտվողն է, որը կարող է առաջարկել հաշվետվություններ եւ աղյուսակներ բոլոր տվյալները: Կարողանալով հավաքել ամեն ինչ, որոնք պահվում են տարբեր տվյալների բազաներում, այն է, թե ինչ է անում Microsoft- ը փոքր բիզնեսի համար: Օգտագործողը կարող է արագ ձեւավորել հաշվետվություն, որը համեմատում է ռեսուրսների ծախսերը ընթացիկ գնագոյացման դեմ, ստեղծում է աղյուսակ, որը ցույց է տալիս, թե որքան է առաջիկա մարքեթինգային քարոզարշավի համար ֆոնդում կամ վարում է վերլուծություն, որը որոշում է, թե որ հաճախորդներն են հետեւում վճարումներից: Հարցումների վերաբերյալ մի քիչ լրացուցիչ գիտելիքներով, փոքր բիզնեսը կարող է վերահսկել, թե ինչպես են նրանք դիտում տվյալները:
Նույնիսկ ավելի կարեւոր է, Microsoft- ի մատչելիությունը կարելի է կապել այլ Microsoft- ի արտադրանքների հետ: Փոքր բիզնեսը կարող է վերանայել զեկույցը, որոնել հաճախորդի տվյալները եւ առաջացնում հաշիվներ Word- ում: Փոստային միաձուլումը կարող է ստեղծել կանոնավոր նամակագրության նամակներ, իսկ օգտագործողը Outlook- ում միաժամանակ էլփոստ է ստեղծում: Տվյալները կարող են արտահանվել Excel- ի մանրամասն մանրակրկիտ մանրամասների համար, եւ այնտեղից ուղարկվել է PowerPoint- ին ներկայացման համար: Ինտեգրումը բոլոր Microsoft- ի բոլոր ապրանքատեսակների հետ թերեւս ամենալավ պատճառն է, օգտագործելու Access- ի բոլոր բիզնեսի կենտրոնացումը: