Եթե դուք նման օգտվողների մեծամասնություն եք, ապա հավանաբար չեք ծախսում չափից շատ ժամանակ մտածել այն մասին, թե ինչ պետք է անես ձեր փաստաթղթերը, երբ դրանք պահեք: Ցավոք, դա կարող է դժվարացնել ֆայլը, որը ցանկանում եք առանց առանց որոնման, նույնիսկ անհրաժեշտ է գտնել մի քանի տարբեր ֆայլեր `ցանկալիին գտնելու համար:
Ձեր փաստաթղթերի անվանման համակարգ մշակելը եւ այն սովորելու սովորությունը ստանալու համար կպահպանեք ձեզ ժամանակի եւ վրդովմունքն այն ժամանակ, երբ ժամանակն է ձեզ անհրաժեշտ փաստաթղթի տեղադրումը: Փոխարենը, անհամապատասխան ֆայլերի անվանումներով անհամար փաստաթղթերի որոնումից առաջ, անվանման համակարգը կօգնի ձեզ արագացնել ձեր որոնումը:
Լավագույն անվանացուցակ
Ձեր ֆայլերը անվանելու ոչ մի ճիշտ ձեւ չկա, եւ անվանման համակարգերը տարբերվում են օգտվողիից օգտվողին: Կարեւորն այն է, որ գտնեք այն մեթոդը, որն իմաստ ունի ձեզ համար, այնուհետեւ հետեւողականորեն կիրառելով: Ահա որոշ խորհուրդներ, որոնք սկսում են սկսել:
- Ներառեք ամսաթիվը, որ փաստաթուղթը կազմված է ձեր ֆայլի անվան տակ. Սա հնարավոր է ամենաօգտակար տարրերից մեկը ներառելու համար ֆայլի անունը, հատկապես, երբ դուք աշխատում եք նամակագրության հետ: Նույնիսկ եթե դուք չեք հիշում, թե երբ եք կազմվել փաստաթուղթ, դուք, ամենայն հավանականությամբ, կկարողանաք նեղացնել ձեր որոնումը որոշակի ժամանակահատվածում:
- Ներառեք ստացողի անունը ձեր ֆայլի անվանման մեջ. Սա հատկապես արժեքավոր պրակտիկա է, երբ նամակների հետ աշխատելը, սակայն այն կարող է օգտակար լինել այլ փաստաթղթերի համար, ինչպիսիք են պայմանագրերը, հուշագրությունները եւ նույնիսկ նշումները:
- Նշեք, թե ինչ տեսակի փաստաթուղթ է ֆայլը: Կրկին, դա կարծես թե տրված որոշ օգտվողների համար, եւ դա այն պատճառով, որ դա կարեւոր մասն է ֆայլի անունը: Եթե գրում եք նամակ գրելու համար, կարող եք վերացնել այն անունը, որի անունը «պայմանագիր» է կամ «նշում»:
- Ուշադրություն դարձրեք, թե ինչպես եք պատվիրել ֆայլի անվանման տարրերը. Թեեւ սա չի կարող ձեզ օգնել տարբերակել ձեր ֆայլերը, այն կօգնի ձեզ պատվիրել նրանց, երբ փնտրում եք: Օգտագործելով տեսակավորող ստուգումները Word- ում կամ Windows Explorer- ում Բաց երկխոսության դաշտում, կարող եք տեսակավորել ձեր ֆայլերը այբբենական (կամ թվային) այնպես, որ նրանք դասակարգվեն առաջին նիշով ֆայլի անվանում:
Սա ֆայլերի անվանման վերաբերյալ խորհուրդների ամբողջական ցանկ չէ, բայց դա լավ տեղ է սկսելու համար: Երբ դուք սկսում եք գործել ձեր ֆայլերը հետեւողականորեն, դուք կզարգացնեք այնպիսի համակարգ, որը լավագույնս աշխատում է ձեզ համար, եւ, հավանաբար, որոշակի հնարքներ: