Ինչպես պահել ձեր խոսքի փաստաթղթերը

Փոքր կազմակերպությունը երկար ճանապարհ է անցնում, երբ դուք փնտրում եք ֆայլեր

Եթե ​​դուք ավելի շատ ժամանակ եք ծախսում ձեր Microsoft Word- ի ֆայլերը, քան դուք աշխատում եք դրանց վրա, ապա ժամանակն է օգտվել Word- ի եւ ձեր համակարգչի առաջարկած որոշ առանձնահատկություններից:

Պահեք բոլոր բառերի ֆայլերը thumbnailներով

Յուրաքանչյուր Word- ի ֆայլը նախադիտման պատկերով կամ մանրապատկերով փրկելու համար նրանց հեշտացնում է դրանք բացահայտելու առանց դրանք բացելու: Դուք կարող եք պահպանել բոլոր Word փաստաթղթերը նախադիտման կամ պատկերազարդ պատկերով, հետեւելով մի քանի քայլերին.

1. Բացել Microsoft Word- ը:
2. Կտտացրեք ֆայլը ցանկի սանդղակում:
3. Ընտրեք Հատկանիշներ ներքեւի ցանկի ներքեւում:
4. Սեղմեք Ամփոփման ներդիրը:
5. Այս փաստաթղթի հետ պահեք նախադիտման պահվածքի կողքին, կամ պահեք Thumbnails բոլոր բառերի փաստաթղթերի կողքին (կախված Word- ի ձեր տարբերակից):
6. Սեղմեք OK :

Թարմացնել Word Document Properties- ը

Եթե ​​դուք աշխատում եք այնպիսի մեծ քանակությամբ Word- ի փաստաթղթերի հետ, որոնք ունեն նմանատիպ անվանումներ եւ վայրեր, դուք անպայման ուզում եք օգտագործել Word- ի փաստաթղթային հատկությունների հնարավորությունը : Վերադարձեք Պատկեր > Հատկություններ > Ամփոփագիր եւ ներառեք մեկնաբանություններ, հիմնաբառեր, կատեգորիա, վերնագիր կամ թեմայի վերաբերյալ տեղեկատվություն, ինչը կօգնի ձեզ տարբերակել ֆայլերը: Երբ խոսքը վերաբերում է որոնմանը, Word- ը կարող է գտնել այն, ինչ ձեզ հարկավոր է:

Կազմեք թղթապանակներ ձեր համակարգչի վրա եւ օգտագործեք դրանք

Կառուցեք մեկ թղթապանակ բոլոր ձեր Word փաստաթղթերի համար, որոնք առաջ են շարժվում եւ անվանում եք այն, ինչ դուք չեք մոռանա, ինչպես «MyWordDocs»: Տեղավորել այն թղթապանակներով, անուններով , որոնք իմաստ են ձեզ համար եւ օգտագործել դրանք: Եթե ​​դուք պատասխանատու եք շաբաթական հանդիպման նշումներ պատրաստելու համար, օրինակ, այդ գրառումների համար թղթապանակ պատրաստեք եւ ներսում դրա մեջ ավելացրեք լրացուցիչ թղթապանակներ ամիսներով կամ տարիներով:

Եթե ​​ունեք Word փաստաթղթերի երկար տարիներ, որոնք ցրված են ձեր համակարգչից եւ ժամանակ չունեն բացելու դրանք եւ որոշեն `արդյոք նրանք պահապաններ են, թե ոչ, ուղղեք թղթապանակներ յուրաքանչյուր տարիների համար, այդ փաստաթղթերը դուրս են գալիս եւ թողնում են 2010 թ. մեկ թղթապանակը, 2011-ը մյուսը եւ այլն, մինչեւ դուք ժամանակ ունեք վերանայել դրանք:

Օգտագործեք համահունչ ֆայլի անվանացման համակարգ

Անվանման համակարգի ստեղծումը թերեւս ամենակարեւոր բանն է, որ կարող եք անել, որպեսզի օգնի ձեզ գտնել այն ֆայլերը, որոնք ցանկանում եք գտնել: Ձեր ֆայլերը անվանելու ոչ մի ճիշտ ձեւ չկա, բայց անվանման համակարգը հավաքելը եւ հետեւողականորեն օգտագործելը արժե ջանքեր: Առաջարկություններ են `

• Ներառեք փաստաթղթի տեսքը, այնպես որ կարող եք մի ակնթարթում պատմել, որ «Պայմանագիր», «Վարձակալություն» կամ «Լրատու» պարունակող ցանկացած ֆայլի անունը ձեզ համար չէ, նամակը չէ:
• Սկսեք անունը հաճախորդի անունով (կամ ստացողի անունը, եթե փաստաթղթերը տառեր են):
• Ներառում ամսաթիվը ֆայլի անունով:

Մի շտապեք

Եթե ​​ձեր համակարգիչը արդեն ֆայլերի հետ կապում է, միեւնույն ժամանակ մի փորձեք միացնել ձեր կազմակերպչական խնդիրները: Կանգնեք աշխատանքը կառավարելի կտորների վրա եւ օրական 15 րոպե ծախսում դրա վրա: Երբ ձեր համակարգչի վրա խեղաթյուրված Word ֆայլեր կլորացնեք, դրանք դնում եք թղթապանակներից մեկում, նոր թղթապանակ եք պատրաստում կամ ջնջեք դրանք, եթե այլեւս կարիք չունեք: Եթե ​​դուք չեք կարող խթանել ձեր մտքերը, դնում դրանք HoldUntilDate- ի թղթապանակում եւ հետագայում բավական հեռու ամսաթիվ վերցրեք, որ եթե դուք այդ ժամանակ չեք բացել թղթապանակը, ապա ձեզ զգում է հարմարավետ ջնջում: Ինչպիսի թղթապանակներ եք պատրաստում, դրանք դնում են ձեր մի մեծ Բառի պանակում, այնպես որ դուք կիմանաք, թե որտեղ եք նայում: