Կախված Microsoft Office- ի տարբերակից, այն կարող է պարունակել տարբեր ծրագրեր: Հիմնական առաջարկը սովորաբար պարունակում է Word, Excel, PowerPoint եւ Outlook: PowerPoint- ը կարծես թե որեւէ բնորոշ անվտանգության չի առաջարկում, բայց Word, Excel- ը եւ Outlook- ը ապահովում են որոշակի մակարդակի կոդավորումը:
Փաստաթղթերի ապահովում
Microsoft Word- ի փաստաթղթերի համար (Word 2000 եւ ավելի նոր), ֆայլը փրկելու ժամանակ կարող եք ընտրել անվտանգության ավելի բարձր մակարդակ: Փոխարենը պարզապես «Սխալ» սեղմելով փոխարեն, սեղմեք Ֆայլ , այնուհետեւ Պահպանեք եւ հետեւեք հետեւյալ քայլերին.
- Ֆայլի պահպանման երկխոսության վահանակի վերին աջ անկյունում կտտացրեք Գործիքներ
- Սեղմեք անվտանգության տարբերակները
- Անվտանգության տարբերակները ապահովում են տարբեր ընտրանքներ.
- Դուք կարող եք գաղտնաբառ մուտքագրել գաղտնաբառի բացման արկղում , բացելու համար, եթե ցանկանում եք, որ ֆայլը լիովին անհասանելի լինի առանց գաղտնաբառի
- Word 2002 եւ 2003-ին կարող եք սեղմել գաղտնաբառի վանդակում գտնվող Ընդլայնված կոճակը, կոդավորման ավելի բարձր մակարդակի ընտրելու համար, որը նույնիսկ դժվար է կոտրել մեջ:
- Դուք կարող եք գաղտնաբառ մուտքագրել գաղտնաբառի կողքին, փոփոխելու համար, եթե դա լավ է, մյուսները ֆայլը բացելու համար, բայց ուզում եք սահմանափակել, թե ով կարող է փոփոխություններ կատարել այս ֆայլում
- Անվտանգության տարբերակների վահանակի ներքեւում նաեւ որոշ ընտրություններ են կատարվում `պաշտպանելու փաստաթղթի գաղտնիությունը:
- Հեռացնել անձնական տվյալները ֆայլի հատկություններից փրկելու համար
- Զգուշացեք տպագրությունից, փրկելուց կամ ուղարկելուց, որը պարունակում է դիտված փոփոխություններ կամ մեկնաբանություններ
- Պահպանել պատահական համարը, բարելավելու միաձուլման ճշգրտությունը
- Թաքցնել նշումը տեսանելի կամ բացելու ժամանակ
- Սեղմեք OK կոճակը փակելու համար
- Ընտրեք ձեր ֆայլի անունը եւ սեղմեք Պահպանել
Excel ֆայլերի ապահովում
Excel- ն առաջարկում է Microsoft Word- ի համար շատ նման պաշտպանված ոճ: Պարզապես կտտացրեք Ֆայլի , Պահպանեք Ինչպես եւ հետեւեք հետեւյալ քայլերին.
- Ֆայլի պահպանման երկխոսության վահանակի վերին աջ անկյունում կտտացրեք Գործիքներ
- Սեղմեք Ընդհանուր Ընտրանքներ
- Դուք կարող եք գաղտնաբառ մուտքագրել գաղտնաբառի բացման արկղում , բացելու համար, եթե ցանկանում եք, որ ֆայլը լիովին անհասանելի լինի առանց գաղտնաբառի
- Դուք կարող եք սեղմել գաղտնաբառի վանդակում գտնվող Ընդլայնված կոճակը `կոդավորման ավելի բարձր մակարդակ ընտրելու համար, որը նույնիսկ դժվար է կոտրել
- Դուք կարող եք գաղտնաբառ մուտքագրել գաղտնաբառի կողքին, փոփոխելու համար, եթե դա լավ է, մյուսները ֆայլը բացելու համար, բայց ուզում եք սահմանափակել, թե ով կարող է փոփոխություններ կատարել այս ֆայլում
- Ընդհանուր ընտրանքներ կոճակը փակելու համար սեղմեք OK
- Ընտրեք ձեր ֆայլի անունը եւ սեղմեք Պահպանել
Outlook PST ֆայլերի ապահովում
Ներկայացվող կամ ելքային նամակների եւ դրանց ֆայլի հավելվածների փաստացի թվային ստորագրումը եւ կոդավորումը մի ամբողջ առանձին խնդիր է, որը կբացատրվի եւս մեկ անգամ: Այնուամենայնիվ, եթե դուք պատահում եք Microsoft Outlook- ի թղթապանակներից տվյալների արտահանում PST ֆայլ, կարող եք ավելացնել պաշտպանություն, որպեսզի տվյալների հասանելի լինեն ուրիշների կողմից: Պարզապես հետեւեք այս քայլերին.
- Սեղմեք Ֆայլի վրա
- Ընտրեք Ներմուծեք եւ Արտահանեք
- Ընտրեք Արտահանման ֆայլ եւ սեղմեք Հաջորդ
- Ընտրեք անձնական թղթապանակի ֆայլը (.pst) եւ սեղմեք Հաջորդ
- Ընտրեք թղթապանակ կամ թղթապանակներ, որոնք ցանկանում եք արտահանել (եւ ընտրեք այն ենթակառույցները, ներառեք Ներդիրները, եթե ցանկանում եք) եւ այնուհետեւ կտտացրեք Հաջորդը:
- Ընտրեք ելքային ուղին եւ ֆայլի անունը եւ ընտրեք ձեր արտահանման ֆայլի ընտրանքներից մեկը, այնուհետեւ կտտացրեք Finish
- Արտահանվող տարրերով փոխարինեք կրկնօրինակները
- Թույլատրել կրկնօրինակ նյութեր ստեղծել
- Կրկնօրինակների տարրերը արտահանել
- Կոդավորման կարգի ներքո ընտրել հետեւյալ ընտրանքներից մեկը
- Ոչ կոդավորումը
- Կոմպրեսիոն կոդավորումը
- Բարձր կոդավորումը
- Էկրանի ներքեւի մասում մուտքագրեք գաղտնաբառ, օգտագործելու համար կոդավորված PST ֆայլը (դուք պետք է մուտքագրեք նույն գաղտնաբառը երկու տուփի մեջ, ստուգելու համար, որ դուք գրել եք գաղտնաբառը այնպես, ինչպես դուք եք նախատեսել, հակառակ դեպքում դուք չեք կարողանա բացել ձեր սեփական ֆայլ)
- Ընտրեք, թե արդյոք այս գաղտնաբառը պահեք ձեր գաղտնաբառը ցուցակում
- Սեղմեք ֆայլը արտահանման ավարտելու համար
(Խմբագրվել է Էնդի Օ'դոնելից)