Էլ. Փոստի մասնագետների համար

Դուք պետք է գիտեք,

Թեեւ յուրաքանչյուրը ամսական առնվազն մի քանի գործարար կապեր է օգտագործում, մեզանից ոմանք կօգտագործեն էլեկտրոնային նամակ, որպես ամենօրյա գործիք, մեր մասնագիտական ​​աշխատանքը կատարելու համար: Մենք կօգտագործենք նամակ, հաճախորդների, թիմակիցների, վերադասների, հնարավոր նոր վարձավճարների կամ հնարավոր նոր գործատուների հետ շփվելու համար: Եվ այո, այդ մարդիկ մեզ դատելու են մեր հստակ եւ մասնագիտական ​​գրավոր ուղերձի ստեղծման ունակությամբ:

Էլեկտրոնային փոստը կամ էլեկտրոնային գրքույկը համաշխարհային ցանցի 27 տարիների ընթացքում եղել է: Netiquette- ը լայնորեն ընդունված ուղեցույց է, որը ցույց է տալիս, թե ինչպես պետք է հարգել ձեր հարգանքը եւ հմտությունը: Ցավոք, կան մարդիկ, ովքեր երբեք ժամանակ չեն վերցրել բիզնեսի կարգավորումների համար էլեկտրոնային նամակագրության մասին սովորելու համար: Նույնիսկ ավելի վատ: կան մարդիկ, ովքեր խառնաշփոթ էլեկտրոնային փոստով գրել են տեքստային հաղորդագրությունների ոչ ազատ եւ ոչ ֆորմալ ոճով:

Թույլ մի տվեք, որ վատ կազմված էլեկտրոնային փոստը սպանում է ձեր վստահելիությանը հաճախորդի կամ վերադասի կամ պոտենցիալ գործատուի հետ: Ահա էլեկտրոնային նամակագրության կանոնները, որոնք ձեզ լավ կծառայեն, եւ աշխատատեղում խնայում եք խայտառակությունը:

01-ից 10-ը

Տեղադրեք էլփոստի հասցեն որպես նախորդ բան ուղարկելուց առաջ:

Սա կարծես հակասական ինտուիտիվ է, բայց դա հիանալի ձեւ է: Դուք սպասում եք մինչեւ ձեր գրելու եւ խմբագրման ավարտը, էլփոստի հասցեն (էլփոստ) ավելացնել էլեկտրոնային փոստի հասցեին: Այս տեխնիկան կփրկի ձեզ, որ նախօրոք ուղարկեք բովանդակությունը եւ խմբագրումը, նախօրոք ուղարկելով հաղորդագրություն:

Սա հատկապես կարեւոր է ավելի երկար նամակի համար, որը զգայուն բովանդակություն ունի, ինչպես նաեւ աշխատանք հայտ ներկայացնելը, պատասխանել հաճախորդի հարցին կամ վատ հաղորդել ձեր թիմին: Այս դեպքերում էլփոստի հասցեի հետաձգումը ապահովում է անվտանգություն, երբ դուք պետք է հեռանաք ձեր էլփոստից հեռու պահի ձեր մտքերը հավաքելու եւ ձեր մտքերում փորձելու համար:

Եթե ​​պատասխան եք նամակին, եւ դուք համարում եք, որ բովանդակությունը զգայունության զգացողություններ ունենա, ապա պարզապես հեռացրեք ստացողի էլփոստի հասցեն ժամանակավորապես, մինչեւ դուք պատրաստ եք ուղարկել, ապա ավելացնել հասցեը: Կարող եք այլընտրանքային կերպով կրկնօրինակել հասցեատիրոջ էլ.փոստի հասցեն Notepad ֆայլի կամ OneNote էջի մեջ, գրել էլփոստը եւ այնուհետեւ վերացնել եւ տեղադրել այն էլփոստի հասցեն:

Հավատացեք մեզ այս հարցում. Դատարկ էլփոստի հասցե գիծ, ​​հեղինակային իրավունքը մի օր կպահի ձեզ էական վիշտ:

02-ից 10-ը

Երեք անգամ ստուգեք, որ ուղղորդում եք ճիշտ մարդուն:

Սա հատկապես կարեւոր է, եթե դուք աշխատում եք խոշոր ընկերության կամ կառավարության ստորաբաժանումում: Երբ «Մայք» կամ «Խեթեր» կամ «Մոհամմեդ» -ին զգայուն նամակ է ուղարկվում, ձեր էլփոստի ծրագիրը կցանկանար կանխատեսելի կերպով մուտքագրել ամբողջական հասցեն: Նման նմանատիպ անվանումները շատ արդյունքներ կունենան ձեր ընկերության հասցեագրքում , եւ դուք կարող եք պատահաբար հետագայում ուղարկել ձեր փոխնախագահին կամ գաղտնի պատասխան, հաշվի առնելով մարդկանց հաշվին:

Ստորեւ բերված # 1 նեթեքետի կանոնի շնորհիվ, դուք թողել եք մինչեւ վերջ, այնպես որ եռակի ստուգումը ստացողի էլփոստի հասցեն պետք է սահուն լինի, քանի որ ուղարկեք նախքան ձեր վերջին քայլը:

03-ից 10-ը

Խուսափեք «Պատասխանել բոլորին», հատկապես մեծ ընկերությունում:

Երբ դուք ստանում եք տասնյակ մարդկանց ուղարկված հեռարձակում, իմաստուն է միայն պատասխանողին ուղարկել: Սա հատկապես ճիշտ է, եթե այն տարածվում է խոշոր բաշխման ցուցակներով:

Օրինակ ` գլխավոր մենեջերը նամակ է գրում ամբողջ ընկերության հարավային տարածքում ավտոկայանատեղիի վերաբերյալ, եւ նա հարցնում է, որ մարդիկ հարգում են աշխատակիցների համար վճարվող թվով եւ հանձնված ախոռները: Եթե ​​դուք սեղմեք «պատասխանել բոլորին» եւ սկսել բողոքել, որ այլ աշխատողներ ներխուժում են ձեր անձնական մեքենայի վրա եւ քորում են ձեր ներկը, կարող է վնաս հասցնել ձեր կարիերայի առաջխաղացմանը, դառնալով ընկերության shmuck:

Ոչ ոք չի ուզում ստանալ այնպիսի հաղորդագրություններ, որոնք չեն տարածվում նրանց վրա : Նույնիսկ ավելի շատ, ոչ ոք չի գնահատում խմբի նկատմամբ բողոքները կամ լսելու հեռարձակման ձեւաչափով հեռարձակվող ձեր անձնական դժգոհությունները:

Խուսափեք այս սխալից եւ ուղարկեք ձեր անհատական ​​պատասխանը որպես ձեր լռելյայն գործողություն: Անշուշտ, ստորեւ ներկայացված Կանոն # 9-ը:

04-ից 10-ը

Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ ողջույններ փոխանակման արտահայտությունների փոխարեն:

Պրոֆեսիոնալ էլ.փոստի մեկնարկի լավագույն տարբերակն է հետեւյալ տարբերակը.

Բարի երեկո, տիկին Չանդրա:
2. Բարեւ, ծրագրի թիմ եւ կամավորներ:
3. Բարեւ, Ջենիֆեր.
Բարի լույս, Պատրիկ:

ՉԵՆ, որեւէ պարագայում, օգտագործեք հետեւյալ մասնագիտական ​​նամակները.

1. Hey,
2. Սուպ, թիմ:
Ողջույն, Ջեն:
4. Մուրին, Պատ.

«Այո», «հա», «սուլ» բառակապակցությունների բառերը կարող են բարեկամական եւ ջերմ տառեր ունենալ ձեզ համար, բայց նրանք իրականում ջնջում են ձեր վստահելիությունը գործարար միջավայրում: Թեեւ դուք կարող եք օգտագործել այս խոսակցությունները զրույցի ժամանակ, երբ դուք ունեք վստահելի փոխհարաբերություն այլ անձի հետ, ապա դա վատ մտահղացում է այս բառերն օգտագործել բիզնես նամակով:

Բացի այդ, վատ ձեւ է գրել ուղղագրության դյուրանցումները, ինչպես «mornin»: Դա շատ վատ ձեւ է `կրճատելու մեկի անունը (Jennifer -> Jen), եթե այդ մարդը ուղղակիորեն չի խնդրել ձեզ դա անել:

Ինչպես ցանկացած խելացի գործարար կապի, դա խելացի է, որ չափազանց ֆորմալ լինեն եւ ցույց տաք, որ հավատում եք էթիկայի եւ հարգանքի:

05-ից 10-ը

Յուրաքանչյուր հաղորդագրություն հաստատեք, կարծես ձեր պրոֆեսիոնալ հեղինակությունը կախված է դրա վրա:

Իսկապես, ձեր հեղինակությունը հեշտությամբ քանդված է աղքատ քերականության, վատ ուղղագրության եւ վատ ընտրված բառերով:

Պատկերացրեք, թե ինչպես կարող եք ձեր պրոֆեսիոնալիզմը հարված հասցնել, եթե պատահաբար ուղարկեք « Դուք պետք է ստուգեք ձեր meth , Ala- ն , երբ իսկապես նշանակում է ասել,« պետք է ստուգեք ձեր մաթեմատիկան, Ալմա » : Կամ, եթե դուք ասում եք `« Ես կարող եմ վաղվա միջամտություն անել », երբ նկատի ունեք,« վաղը ես կարող եմ անել հարցազրույց »:

Ուղարկել յուրաքանչյուր էլփոստ ուղարկեք; դա արեք, եթե ձեր պրոֆեսիոնալ հեղինակությունը կախված է դրան:

06-ից 10-ը

Հիանալի եւ հստակ թեմային գիծը հրաշքների կհասնի (եւ կօգնեն ձեզ կարդալ):

Թեմայի գիծը երկուսն էլ կապի տիտղոսն է եւ ամփոփելու եւ ձեր էլփոստի տեքստը ձեւակերպելու համար, այն հեշտությամբ կարելի է գտնել ավելի ուշ: Այն պետք է հստակ ամփոփի բովանդակությունը եւ ցանկացած ցանկալի գործողություն:

Օրինակ `սուբյեկտը` «սուրճը» շատ պարզ չէ:

Փոխարենը, փորձեք 'Աշխատակիցների սուրճի նախապատվությունները `ձեր պատասխանը պահանջվում է'

Որպես երկրորդ օրինակ, « ձեր խնդրանքը » ենթակա գիծը չափազանց անորոշ է:

Փոխարենը, փորձեք ավելի հստակ թեմա տող, ինչպիսին է `« Ձեր կայանատեղի ձեր պահանջը. Լրացուցիչ մանրամասներ են պահանջվում » :

07-ից 10-ը

Օգտագործեք միայն երկու դասական տառատեսակները `Arial եւ Times Roman տարբերակները` սեւ թանաքով:

Կարող է գայթակղել ձեր էլ.փոստի նորաձեւ տառատեսակ դեմքերն ու գույները ավելացնել այն, որ այն շքեղ լինի, բայց դու ավելի լավն ես օգտագործում, օգտագործելով սեւ 12-pt կամ 10-pt Arial կամ Times New Roman- ը: Նման տարբերակներ, ինչպիսիք են Tahoma կամ Calibri, նույնպես լավ են: Եվ եթե ուշադրություն դարձնեք կոնկրետ արտահայտությանը կամ գնդակին, ապա կարմիր թանաքը կամ տառատեսակը կարող է չափազանց օգտակար լինել:

Խնդիրն այն է, երբ ձեր էլփոստները սկսում են անհամապատասխան եւ անհիմն դառնալ կամ սկսում են փոխանցել մաքուր կամ հակասական վերաբերմունք ձեր կողմից: Գործարարության աշխարհում մարդիկ ցանկանում են հաղորդակցվել վստահելի եւ հստակ եւ կարճ, ոչ թե դեկորատիվ եւ շեղող:

08-ից 10-ը

Խուսափեք սարկազմից եւ բացասական / թմրած տոններից, ամեն գնով:

Էլ. Փոստը միշտ չէ, որ վոկալի բծախնդրության եւ մարմնի լեզուն փոխանցում է: Ինչ եք կարծում, ուղղակի եւ շիտակ, ըստ էության, կարող է բախվել խիստ եւ նշանակել այն բանից հետո, երբ ձեր էլ.փոստը կտեղադրվի: «Խնդրում եմ» եւ «շնորհակալություն» բառերը չօգտագործելը բացասական անբավարարություն կբերի: Եվ այն, ինչ կարծում եք, հումորով եւ լույսը, ըստ էության, փոխանցում է որպես գայթակղիչ եւ կոպիտ:

Էլեկտրոնային փոստով հարգալից տոնով եւ անհատական ​​հարգանքով հանդես գալը պրակտիկ է եւ շատ փորձ: Դա օգնում է, երբ դուք կարդաք փոստը բարձրաձայն ինքներդ ձեզ, կամ նույնիսկ մեկ ուրիշին ուղարկելուց առաջ: Եթե ​​էլ-փոստի մասին որեւէ բան կարծես թե կոպիտ է, ապա այն վերագրանցեք:

Եթե ​​դուք դեռ խրված եք, թե ինչպես պետք է փոխանցել ինչ-որ բանի ինչ-որ բանի էլեկտրոնային փոստով, ապա լրջորեն մտածեք հեռախոսը հավաքելը եւ հաղորդագրությունը որպես զրույց:

Հիշեք, որ նամակն ընդմիշտ է, եւ երբ դուք ուղարկում եք այդ հաղորդագրությունը, երբեք չեք կարող վերցնել այն:

09-ից 10-ը

Ենթադրենք, որ աշխարհը կարդալու է ձեր էլփոստը, ուստի համապատասխանաբար պլանավորում:

Ճիշտ է, էլփոստը հավերժ է: Այն կարող է ուղարկվել հարյուրավոր մարդկանց վայրկյանների ընթացքում: Այն կարող է կանչվել իրավապահ մարմինների եւ հարկային աուդիտորների կողմից, երբեւէ եղել է քննություն: Այն կարող է նույնիսկ այն դարձնել նորությունների կամ սոցիալական լրատվամիջոցների մեջ:

Սա ընդարձակ եւ վախեցնող պատասխանատվություն է, բայց դա այն է, որ մենք բոլորս պետք է աշխատենք. Այն, ինչ դուք գրում եք նամակում, կարող է հեշտությամբ դառնալ հանրային գիտելիքներ: Ընտրեք ձեր խոսքը ուշադիր, եւ եթե կարծում եք, որ հնարավոր է, որ այն կարող է խայթել ձեզ հետ, ապա լրջորեն համարում եք, որ ոչ մի հաղորդագրություն ուղարկեք:

10-ից 10-ը

Միշտ ավարտեք կարճ «շնորհակալություն» եւ ստորագրության բլոկով:

«Շնորհակալություն» եւ «խնդրեմ» պես ծխախոտի ուժը անսահմանելի է: Բացի այդ, լրացուցիչ մի քանի վայրկյան ընդգրկելու համար ձեր մասնագիտական ​​ստորագրության բլոկը խոսում է ձեր ուշադրության մասին մանրամասնությունների մասին, եւ որ դուք ձեր սեփականատերերին տիրապետում եք, ձեր անունը եւ կոնտակտային տվյալները կնքելով:

Բարեւ, Շեյեշ:

Շնորհակալություն TGI Sportswear- ում մեր ասեղնագործության ծառայությունների ձեր հարցման համար: Ես շատ ուրախ կլինեի ձեզ հետ հեռախոսով խոսել, որպեսզի ձեզ պատմեմ մեր թիմի սպորտային բաճկոնների ընտրանքների մասին: Կարող եք նաեւ այցելել մեր ցուցասրահը այս շաբաթվա ընթացքում, եւ ես կարող եմ ձեզ ներկայացնել մեր նմուշները անձամբ:

Ինչ քանակով կարող եմ զանգահարել: Ես հասանելի եմ այսօր ժամը 13: 00-ից հետո խոսելու:

Շնորհակալություն,

Պոլ Գայլսը
Հաճախորդների սպասարկման տնօրեն
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
«Ձեր բրենդինգը մեր ուշադրության կենտրոնում է»